Stiefkind Unternehmenswissen

Mitarbeiter müssen bis zu 30 Minuten nach Informationen suchen

19. Mai 2014
Von Barbara Pöggeler
Die Menge an digitalen Informationen hat sich in den vergangenen fünf Jahren in Unternehmen verzehnfacht, aber das Gros der Mitarbeiter profitiert nicht von diesem Wissensschatz. Mehrarbeit und Fehler sind die Folge, so eine aktuelle Studie.
82 Prozent der Mitarbeiter leisten überflüssige Mehrarbeit, weil sie die Informationen nicht finden.
82 Prozent der Mitarbeiter leisten überflüssige Mehrarbeit, weil sie die Informationen nicht finden.
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Wissen und Mitarbeiter sind die wichtigsten Erfolgsfaktoren für Unternehmen - dies ist einhellige Meinung der Befragten einer aktuellen Studie von Haufe zum Thema "Produktiver Umgang mit Wissen". Allerdings weiß nur ein kleiner Kreis von Eingeweihten, dass bestimmte Daten im Unternehmen vorhanden sind und wo sie abgelegt wurden. Das Gros der Mitarbeiter hingegen profitiert nicht vom Wissensschatz: Mehrarbeit und Fehler sind die Folge. Damit verschenken sie wertvolle Ressourcen in punkto Effizienz und Arbeitsqualität sowie Innovations- und Wettbewerbsfähigkeit. Für die Studie wurden 300 Geschäftsführer sowie Mitarbeiter mit und ohne Führungsverantwortung von mifm München - Institut für Marktforschung GmbH befragt.

Wie produktiv nutzen deutsche Unternehmen ihr Wissen?

Die Antwort auf diese zentrale Frage der Studie ist erschreckend: Mehr als die Hälfte der Studienteilnehmer sind der Ansicht, dass Unternehmen ihr Wissen nicht erfolgreich einsetzen. Die Folgen sind für alle Beteiligten gravierend: 82 Prozent der Mitarbeiter leisten überflüssige Mehrarbeit, während gut zwei Drittel Fehler machen (69 Prozent) oder falsche Entscheidungen treffen (66 Prozent) - und dementsprechend demotiviert sind. Das schlägt sich nicht nur in der Firmenbilanz nieder, sondern auch im Betriebsklima.

Suchen statt Finden

Die Ursachen für die fehlende Wissensbasis in Firmen sind vielfältig. In 71 Prozent der Fälle sind die benötigten Informationen zwar vorhanden, die Mitarbeiter wissen jedoch nicht, wo sie abgelegt sind, oder die Suche gestaltet sich aufwändig und kompliziert. 82 Prozent der Teilnehmer recherchieren im Bedarfsfall bis zu einer halben Stunde. 11 Prozent brauchen sogar zwischen 30 Minuten und 3 Stunden. Da überrascht es wenig, dass knapp zwei Drittel der Teilnehmer angeben, zunächst Kollegen um Rat zu fragen oder das Internet zur Informationsbeschaffung nutzen. Nur knapp die Hälfte der Befragten gibt an, unternehmenseigene Ressourcen wie das Intranet oder den ServerServer bei der Recherche zu berücksichtigen. Alles zu Server auf CIO.de

Informelle Prozesse sorgen für ungleichen Wissensstand

Eines der Hauptprobleme beim produktiven Umgang mit Know-how sind fehlende Prozesse oder mangelnde technische Unterstützung: Wissenstransfer wird häufig nur auf dem kleinen Dienstweg betrieben. Meist erfolgt die Weitergabe von Informationen über E-Mail, telefonisch oder in Meetings, so dass nur ein relativ kleiner Kreis von Personen den gleichen Wissensstand hat.

Lediglich knapp ein Drittel der Befragten stellt Know-how über das Intranet allen interessierten Kollegen zur Verfügung. Server, Laufwerke oder zentrale Ordner dienen nur für jeden Zehnten als Mittel der Wahl beim Wissenstransfer. Verbindliche Ablageprozesse fehlen in nahezu zwei Drittel der Unternehmen, wodurch es schnell zu einem Wildwuchs innerhalb der Organisation kommt. Und 43 Prozent der Teilnehmer scheitern bereits an der Ressourcenfrage: Sie haben überhaupt nicht die Möglichkeit, Know-how zentral abzulegen, da es keine ToolsTools zur Speicherung von Wissen gibt. Alles zu Tools auf CIO.de

Schwierige Teamarbeit

Obwohl 86 Prozent der Befragten bestätigen, dass Know-how in ihrer Firma team- oder standortübergreifend weitergegeben wird, scheint die Zusammenarbeit dennoch Schwierigkeiten zu bereiten. Denn knapp ein Drittel bestätigt, dass der Austausch von Dokumenten nicht funktioniert beziehungsweise Dokumente nicht an allen Standorten auf dem aktuellen Stand sind. Besonders Geschäftsführer (76 Prozent) bemängeln diesen Umstand. Angestellte sind hingegen offensichtlich etwas besser in den Informationsfluss eingebunden und bestätigen die kritische Einschätzung ihrer Vorgesetzten nur zu knapp 60 Prozent.

Großes Potenzial bei der produktiven Nutzung von Wissen

Dabei lohnt es sich, das Thema Wissen ganz oben auf die Agenda zu setzen. So sind sich die Studienteilnehmer nahezu einig, dass sich Investitionen in einen erfolgreichen Umgang mit Know-how rechnen. Drei Viertel der Befragten gehen davon aus, dass die effiziente Wissensnutzung zu großen Einsparpotenzialen führt - zum Beispiel, wenn Mehrarbeit und Fehlerquote auf ein Minimum reduziert werden können. 90 Prozent erwarten darüber hinaus auch eine Steigerung der Innovations- und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens, wenn es sein Know-how optimal ausschöpft.

Entscheiden sich Unternehmen für die Einführung eines professionellen Wissensmanagements, gilt es einige Punkte zu beachten. Fest steht: Ohne eine geeignete Software zur Unterstützung der Wissensarbeit geht es nicht. Der Funktionsumfang einer solchen Lösung sollte sich jedoch unbedingt an den Bedürfnissen der Mitarbeiter orientieren und ihnen direkten Mehrwert bieten. Nur wenn die Anwender einen großen Nutzen ohne zusätzlichen Aufwand spüren, wird die Lösung erfolgreich eingesetzt werden und die Beschäftigten in die Lage versetzen, effizient und effektiv zu arbeiten. Speziell webbasierte Wissensmanagementlösungen sind hierbei von Vorteil, da ihre Implementierung keinen großen Aufwand bedeutet und sie zudem flexibel anpassbar sind.

Erfolgsfaktor Unternehmenskultur

Barbara Pöggeler ist Produktmanagerin bei Haufe-Lexware.
Barbara Pöggeler ist Produktmanagerin bei Haufe-Lexware.
Foto: Haufe-Lexware

Die Einführung einer Wissensmanagement-Software allein genügt jedoch nicht. Vielmehr muss der Austausch von Wissen in der Unternehmenskultur verankert und dadurch zur Selbstverständlichkeit werden. Die Studie zeigt jedoch, dass ein Beharren auf Herrschaftswissen noch immer an der Tagesordnung ist. So sind 54 Prozent der Studienteilnehmer der Ansicht, dass die mangelnde Bereitschaft von Kollegen, Informationen weiterzugeben, eine Hürde beim Wissensmanagement darstellt. Diese Ergebnisse sind erschreckend, aber auch verständlich. Häufig haben die Betroffenen Angst, leicht ersetzbar zu sein, wenn sie Know-how weitergeben. Hier sind gerade Geschäftsführer und Vorgesetzte in der Pflicht: Sie müssen einerseits das aktive Weitergeben von Wissen vorleben. Andererseits sind sie auch für die Einführung und Umsetzung von Prozessen und Werkzeugen für Wissensmanagement verantwortlich.

Derzeit nehmen Firmen Mitarbeiter und ihr Wissen zwar als den zentralen Erfolgsfaktor wahr, gehen aber im Alltag noch nicht produktiv damit um. Zu den Ursachen zählen mangelhafte Strukturen und Ablageprozesse sowie fehlende technische Unterstützung. In der Folge gestaltet sich der Zugriff auf Wissen zu aufwändig, wodurch Mitarbeiter bei der Erledigung ihrer Arbeit behindert werden - mit gravierenden Folgen für den Unternehmenserfolg.

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