Neuorientierung in der Datenflut

An einer klaren Strategie zum Umgang mit Informationen fehlt es demnach offenbar vielen Organisationen. Sie nutzen verschiedene Werkzeuge zum Daten-Management und speichern Datenbestände oft planlos - ein Unterschied zwischen wichtigen und weniger wichtigen Informationen wird dabei meist nicht gemacht.

Grundsätzlich empfehlen die Analysten Firmen eine zentralisierte Storage-Lösung. Das sei viel sicherer und ermögliche auch ein schnelleres Arbeiten als verstreut an mehreren Orten und womöglich in mehrfacher Ausfertigung aufbewahrte Daten. Das organische Wachstum von Storage-Systemen hat den Analysten zufolge oft zu chaotischen Zuständen geführt. Während bei den Anwendungen schon lange auf Rationalisierung und Integration gesetzt werde, fehlten solche Bestrebungen beim Daten-Management bisher weitgehend.

Bei der Verwaltung und Archivierung von E-Mails beispielsweise mahnen die Berater Veränderungen an. Schließlich habe sich die elektronische Post vom simplen Werkzeug für den Austausch von Dokumenten zwischen Mitarbeitern zu einem der wichtigsten Kommunikationsmedien innerhalb von Organisationen entwickelt.

Quocirca hat festgestellt, dass viele Mitarbeiter ihre E-Mail-Postfächer auch als Back-Up-System für Daten nutzen: Sie schicken wichtige Dokumente an sich selbst, um diese unabhängig von ihrem Arbeitsplatz verfügbar zu haben. Das kann auf Dauer für Firmen zum Problem werden, wenn immer mehr Daten doppelt und dreifach an verschiedenen Orten im IT-System gelagert werden. In der Untersuchung wird Organisationen daher vorgeschlagen, Datei-Server und E-Mails als eine gemeinsame Datenquelle zu betrachten und zu verwalten.