E-Mail, Workflow und digitale Akte

Ohne Prozesse kein Erfolg

29. März 2010
Thomas Pelkmann ist freier Journalist in Köln.
Beim Enterprise Content Management werden Funktionen mit Prozesscharakter für Anwender wichtiger. Schlechte Anforderungsanalysen und Kosten-Nutzen-Rechnungen gefährden ECM-Projekte allerdings nach wie vor.

Rund neun von zehn deutschen Unternehmen setzen ECM-Techniken für die Archivierung von Daten ein. Das Thema Enterprise Content Management nimmt dabei weiter an Bedeutung zu, wie eine Studie von d.velop aus dem vergangenen Jahr zeigt: Von 17 Prozent der Befragten wird ECMECM den drei wichtigsten und von weiteren 51 Prozent den fünf wichtigsten IT-Themen zugeordnet. Alles zu ECM auf CIO.de

Das Vorhalten und Einbinden von Informationen in Geschäftsprozesse kann einen echten Mehrwert bringen. „Insbesondere die Informationsbereitstellung“, so Barc in seiner ECM-Studie, „kann verbessert und damit der schnellere Zugriff auf Informationen durch die Mitarbeiter durch den Einsatz eines ECM-Systems ermöglicht werden“.

Barc hat Ende vergangenen Jahres 258 deutsche Anwender von ECM-Systemen quer durch unterschiedliche Branchen und Unternehmensgrößen nach ihren Erfahrungen befragt. Nicht alle der von Barc befragten Anwender arbeiten bereits mit einem ECM-System: Ganze 45 Prozent haben bereits eins im Einsatz oder lösen ihr Altsystem gerade ab. Die übrigen Interviewpartner sind momentan „in ein ECM-Auswahlprojekt eingebunden“.

Dafür führen die meisten direkte Gespräche mit den Anbietern (85 Prozent) oder nutzen Fachmessen (67 Prozent). Barc hält das prinzipiell für einen guten Weg, kritisiert aber die Schieflage solcher Aktivitäten: „Eine neutrale Vergleichbarkeit ist dabei ebenso wenig gegeben wie die Garantie, dass die Anforderungen des Kunden berücksichtigt werden.“