Nutzlose Policies

Papierloses Büro klappt noch nicht so richtig

22. Dezember 2014
Christiane Pütter ist Journalistin aus München. Sie schreibt über IT, Business und Wissenschaft. Zu ihren Auftraggebern zählen neben CIO und Computerwoche mehrere Corporate-Publishing-Magazine, vor allem im Bereich Banken/Versicherungen.
Keine Unterschrift ohne Papier, kein Meeting ohne Zettel. Das digitale Büro hat sich laut der Studie "Paper Wars 2014" noch nicht durchgesetzt.

"Denn was man schwarz auf weiß besitzt, kann man getrost nach Hause tragen", verkündet Johann Wolfgang von Goethe im "Faust". Das Dichterwort scheint noch heute zu gelten. Offenbar ist den Menschen ein Zettel in der Hand lieber als die Daten auf dem Smartphone. Das legt jedenfalls eine Studie der Non-Profit-Organisation AIIM (Association for Information and Image Management) mit mehr als 400 Teilnehmern nahe. Deren martialischer Titel: "Paper Wars 2014 - an update from the battlefield".

Demnach erklären fast sieben von zehn Befragten (68 Prozent), die Benutzung von Papier sei eigentlich nicht mehr akzeptabel. Immerhin bestehen bereits Richtlinien dazu: 35 Prozent der Studienteilnehmer berichten von "Drive Paper Out Policies", 45 Prozent von Umweltschutzrichtlinien. Diese 45 Prozent allerdings werden schon wieder relativiert, denn fast jeder Zweite schickt hinterher, diese Richtlinien würden nicht ernstgenommen.

Faktisch erklären 44 Prozent der Teilnehmer, die Menge an Papier und Fotokopien sinke bei ihnen. 21 Prozent beobachten dagegen, dass sie immer mehr Papier verbrauchen.

Einer der Gründe für die Unersetzbarkeit von Papier sind Unterschriften. Diese werden immer noch von Hand auf dem haptischen Dokument gebraucht. Ein weiterer Grund: Viele Mitarbeiter gehen ungern ohne Zettel ins Meeting.

Insgesamt sind es eher große Unternehmen, die sich um papierlose Prozesse bemühen. Kleine Firmen zeigen sich deutlich zurückhaltender. Insbesondere Verträge, Vereinbarungen und Rechnungen werden immer noch ausgedruckt.

Scannen ohne Plan

Die Studienleiter wollten wissen, wo die Unternehmen Vorteile gescannter Dokumente sehen. Knapp sechzig Prozent schätzen die leichtere Suche und das leichtere Teilen von Schriftstücken. Gut 45 Prozent nennen außerdem mehr Produktivität in den Prozessen, rund 40 Prozent sind froh, nicht mehr so viel Ablagefläche zu brauchen.

Am unteren Ende der Skala betonen nur zehn Prozent den Umweltschutzgedanken. Dass Scannen die Daten-Qualität verbessert, geben ebenfalls nur zehn Prozent an.

Eine ausdifferenzierte Strategie für die digitale Dokumenten-Verarbeitung ist denn auch selten. Fast jeder zweite Befragte (45 Prozent) sagt, in seiner Firma werde nur ad hoc gescannt.

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