Dokumenten-Management in der Praxis

Prozesse gerade gezogen

Johannes Klostermeier ist ein freier Journalist aus Berlin. Zu seinen Spezialgebieten zählen unter anderem die Bereiche Public IT, Telekommunikation und Social Media. Auf cio.de schreibt er über CIO Auf- und Aussteiger.
Die Stadt Leipzig hat ein IT-System für die Formularverwaltung eingeführt. Das soll doppelte Arbeitsschritte vermeiden und die Verwaltung effizienter machen.
Bis zu 1400 Belege täglich werden über die elektronische Formular-Integration bei der Leipziger Stadtverwaltung eingespeist.
Bis zu 1400 Belege täglich werden über die elektronische Formular-Integration bei der Leipziger Stadtverwaltung eingespeist.
Foto: Fotolia, Micha

In den rund 40 Ämtern der Stadtverwaltung Leipzig fallen jeden Tag sehr viele Dokumente an, die für die Arbeit in den verschiedenen Büros schnell verfügbar sein sollen. In der Vergangenheit war das nicht ohne weiteres möglich.

An einem Standort der Leipziger Stadtverwaltung waren erstellte Dokumente erst spät im System verfügbar. "Dadurch wurden Dokumente hin und wieder mehrfach ausgefertigt und erfasst - ein zeitraubendes Problem", sagt Sebastian Rauer, Kundenberater der Lecos GmbH, dem IT-Dienstleister der Leipziger Stadtverwaltung. „Die Arbeitsabläufe wurden dadurch unnötig erschwert. Es kam zu doppelten Arbeitsschritten und manchmal auch zu Fehlern bei der Verarbeitung", berichtet Rauer.

Doch auch wenn ein Formular korrekt nur einmal erfasst wurde, konnte es zu Problemen kommen. Rauer: „Jeder Bearbeitungsfehler verzögerte nicht nur die Prozesse, sondern kostete die involvierten Mitarbeiter auch wertvolle Zeit.“ Daher beschloss die Stadtverwaltung Leipzig bereits im Jahr 1999 die Einführung eines Formularverwaltungssystems, um die Abläufe zu optimieren. Inzwischen gelangen durch die elektronische Formular-Integration (kurz: ELFI) täglich bis zu 1400 Belege in das System.

In einem ersten Schritt sollten Benutzerverwaltung und Formulargenerator eingeführt werden – Standardkomponenten, die von verschiedenen Anbietern abgedeckt wurden. Die Automatisierung wurde mit Hilfe der Plattform BPM inspire des Business-Process-Management-Spezialisten Inspire Technologies aus dem Schwarzwald realisiert. „Die Benutzerverwaltung dieser Lösung ist sehr flexibel, und an diese hatte die Stadtverwaltung für ihr System mit 20 unterschiedlichen Standorten mit verschiedenen Funktionen sehr hohe Ansprüche“, heißt es bei Lecos. Dadurch könne die Stadtverwaltung die Rechte der einzelnen Anwender nun zentral kontrollieren; auch Nutzergruppen lassen sich so flexibel erstellen und verwalten.

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