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Einheitliches System

Röchling bekommt neue Plattform für Invoice

Werner Kurzlechner lebt als freier Journalist in Berlin und stellt regelmäßig Rechtsurteile vor, die Einfluss auf die tägliche Arbeit von Finanzentscheidern nehmen. Als Wirtschaftshistoriker ist er auch für Fachmagazine und Tageszeitungen jenseits der IT-Welt tätig.
Bei Röchling gehen an vier Standorten jährlich insgesamt 50.000 Rechnungen ein. Der Mannheimer Automobilzulieferer hat jetzt deren Verarbeitung optimiert.
Die neue Invoice-Lösung bei Röchling extrahiert Kopf- und Fußdaten automatisch.
Die neue Invoice-Lösung bei Röchling extrahiert Kopf- und Fußdaten automatisch.
Foto: fatmawati achmad zaenuri - shutterstock.com

Die Röchling-GruppeRöchling-Gruppe hat ihre Rechnungsverarbeitung weltweit vereinheitlicht. Der Automobilzulieferer aus Mannheim implementierte dafür die Lösung ABBYY FlexiCapture for Invoices des IT-Dienstleisters ABBYY. Konkret geht es bei Röchling um bis zu 50.000 Rechnungen im Jahr, die von rund 2000 Lieferanten gestellt werden - elektronisch oder auf Papier. Diese Rechnungen werden an vier Standorten - Deutschland, Belgien, Tschechien und USA - gebündelt. Top-500-Firmenprofil für Röchling-Gruppe

Automatisiert erfasst und anschließend in die SAP-Workflows und Archivsysteme übergeben wurden sie auch bisher schon. Dank der neuen Lösung findet jetzt aber auf einer Plattform eine einheitliche Erfassung statt. Neu sind auch die Verarbeitung elektronischer Rechnungen und die Beschleunigung des Datenzugriffs.

Jetzt auch E-Mail-Rechnungen verarbeiten

"Die bisherige Lösung konnte keine E-Mail-Rechnungen verarbeiten, sondern nur Dokumente, die sie von den angebundenen Scannern erhielt", sagt Andreas Lupfer, Team Leader PLM / SAP Application Support bei der Röchling Automotive SE & Co. KG. "Um alle Rechnungen in einem einheitlichen System zu verarbeiten, mussten wir elektronisch empfangene Rechnungen also erst ausdrucken und zusammen mit den Papierrechnungen wieder als PDF einscannen." Dieser aufwendige Zwischenschritt fällt jetzt weg.

Die neue Lösung extrahiert Kopf- und Fußdaten automatisch. Ist eine manuelle Prüfung oder Korrektur nötig, werden die Dokumente den zuständigen Sachbearbeitern an den Verifizierungsstationen zugewiesen. Nach Rechnungsprüfung und -freigabe in den Fachabteilungen landen die validierten Daten im SAP-System-Workflow. Die Funktion "automatisiertes Systemtraining" soll die Erkennungsrate optimieren und die schnellere Erkennung von Rechnungen neuer Lieferanten ermöglichen.

Lösung für ZUGFeRD soll kommen

Bei Röchling installiert wurde auch die Lösung DocumentRouter des ABBYY-Partners KGS, die erzeugte PDFs und extrahierte Rechnungsdaten direkt in die passenden SAP-Prozesse zur Weiterverarbeitung eingeschleust. Als nächster Projektschritt ist geplant, die Lösung auch kompatibel für Rechnungen im ZUGFeRD-Format zu machen.

Röchling | Document Management
Branche: IndustrieIndustrie
Zeitrahmen: mehrere Monate
Produkte: ABBYY FlexiCapture for Invoices, DocumentRouter
Dienstleister: ABBYY, KGS
Einsatzorte: Deutschland, Tschechien, Belgien, USA
Internet: www.roechling.com Top-Firmen der Branche Industrie

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