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E-Mail-Analyse

RWE automatisiert Finance und Accounting

25. Februar 2016
Werner Kurzlechner lebt als freier Journalist in Berlin und stellt regelmäßig Rechtsurteile vor, die Einfluss auf die tägliche Arbeit von Finanzentscheidern nehmen. Als Wirtschaftshistoriker ist er auch für Fachmagazine und Tageszeitungen jenseits der IT-Welt tätig.
Kern des internationalen Projekts ist die automatisierte Erfassung, Analyse und Archivierung der Eingangsrechnungen samt des damit verbundenen Schriftverkehrs.
Hohes Einsparpotential sieht Stromhersteller RWE durch sein aktuelles IT-Projekt - in Zeiten der Energiewende ist das besonders willkommen.
Hohes Einsparpotential sieht Stromhersteller RWE durch sein aktuelles IT-Projekt - in Zeiten der Energiewende ist das besonders willkommen.
Foto: RWE AG

RWERWE hat seine Finance- und Accounting-Prozesse automatisiert. Der Essener Stromversorger arbeitete dabei mit dem Darmstädter IT-Spezialisten Cosynus zusammen. Kern des internationalen Projekts ist die automatisierte Erfassung und Archivierung der Eingangsrechnungen samt des mit ihnen verbundenen Schriftverkehrs. Vor Projektbeginn analysierte RWE 140 interne Prozesse und formulierte als Ziele, bisherige Abläufe und Strukturen schlanker und effizienter zu gestalten und Kosten zu reduzieren. Top-500-Firmenprofil für RWE

Die Eingangsrechnungen werden nun beim Tochterunternehmen RWE Group Business Services Polska in Krakau sortiert, zu Badges gebündelt und mit einem Barcode versehen. Mit Hilfe der Badges gelangen Rechnungen und andere Schriftstücke an den richtigen Standort und dort schließlich in den richtigen Bereich zur Bearbeitung.

Server analysiert auch E-Mails

Technologisch basiert das Projekt auf dem Cosynus Corporate Communication Server (CCS). Mit dessen Hilfe können rudimentäre Steuerungsdaten aufbereitet und an nachfolgende Applikationen übergeben werden. Die erzeugten PDF-Dateien werden dabei in eine vordefinierte und generische Ordnerstruktur abgelegt, archiviert und weiterverarbeitet. Der Server analysiert überdies den Inhalt von E-Mails und ermittelt auf dieser Basis sowohl die bearbeitenden Teams als auch die angeforderten Prozesse.

Mit Ticketsystem verbunden

Verknüpft ist der CSS mit einem Ticketsystem aus dem Hause SAPSAP, das sowohl über E-Mail in Form von Freitextkommunikation als auch via Telefon oder Fax im Verbund mit einem formularbasierten Web Self-Service genutzt werden kann. Die durch den Server erfassten Daten werden als xml-Dateien in das Ticketsystem gespeist. Alles zu SAP auf CIO.de

"Die Automatisierung großer Teile der Rechnungswesenvorgänge, die durch den CCS von Cosynus möglich wurde, deuteten bereits vor Projektstart auf das hohe Einsparpotenzial hin", sagt Michail Gor, verantwortlicher Projektleiter bei RWE. "Hinzu kommt, dass weitere Prozesse die über den CCS abgewickelt werden können, keine zusätzlichen Kosten verursachen."

RWE | Automatisierung
Branche: Energie und RohstoffeEnergie und Rohstoffe
Zeitrahmen: mehrere Monate
Produkt: Cosynus Corporate Communication Server
Dienstleister: Cosynus, SAP
Einsatzort: international
Internet: www.rwe.com Top-Firmen der Branche Energie u. Rohstoffe

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