Formular-Management auf dem Vormarsch

Schwache Online-Kommunikation in den Städten

05. Dezember 2006
Von Tanja Wolff
Mehr als drei Viertel der deutschen Stadtverwaltungen bieten nur einen einfachen, Datei-basierten Download ihrer Formulare an. Die Integration der Daten mit Fachverfahren ist heute noch eine Ausnahme. Das ist das Ergebnis einer Untersuchung des European Research Center for Information Systems (Ercis) im Auftrag des IT-Dienstleisters Materna.
Formular-Management wird in diesem Jahr sehr wichtig.
Formular-Management wird in diesem Jahr sehr wichtig.

Die Online-Kommunikation zwischen Bürgern und Verwaltung gewinnt zusehends an Bedeutung. Der Grund: Wer seine Geschäfte rund um die Uhr über das Internet abwickelt, erwartet auch von den Kommunen, dass sie jederzeit Formular und Anträge zur Verfügung stellen. Das erkennen auch immer mehr Verwaltungen. So geben 22 Prozent der Städte an, dass das Thema Formular-Management 2007 "sehr wichtig" werden wird. Mehr als zwei Drittel beurteilen es als "ziemlich wichtig".

Auffällig ist, dass nur in acht Prozent der Fälle das Thema auf breiter Basis diskutiert wird. Hier scheint noch vielfältiges Potenzial zum Ausbau der bestehenden Konzepte vorhanden zu sein. Nur mehr als ein Viertel der Teilnehmer sagt, dass sie das Thema gelegentlich ansprechen. 21 Prozent haben ein Pilotprojekt durchgeführt, während 43 Prozent bereits eine Formular-Management-Lösung einsetzen.

Alle Befragten stellen bereits Formulare im Internet zur Verfügung. 84 Prozent der Angebote sind allerdings noch rein Datei-basiert. Lediglich bei 57 Prozent gibt es online übertragene Formulare. Diese Ergebnisse zeigen den Bedarf an einem weiteren Ausbau der Transaktionsfähigkeit. Nur durch ein so genanntes intelligentes E-Formular können die enthaltenen Informationen auch medienbruchfrei an nachgelagerte Systeme, wie beispielsweise Fachverfahren, ERP- oder Vorgangsbearbeitungs-Systeme, übergeben werden. Und erst dann tragen sie zur Optimierung der Prozesse bei.

Bürger als Einführungshürde

Hemmnisse bei der Einführung von elektronischen Signaturen.
Hemmnisse bei der Einführung von elektronischen Signaturen.

Die Umfrage zeigt, dass die Städte bei der Nutzung elektronischer Signaturen den Bürger als Einführungshindernis sehen. Darüber hinaus gilt dies für die Kosten einer entsprechenden IT-Lösung. Weniger Sorgen machen dagegen Akzeptanzprobleme in der Wirtschaft, das benötigte eigene Know-how, die Auswahl der betreffenden Lösung und befürchtete Sicherheitsprobleme.