So gelingen perfekte Powerpoint-Präsentationen

Lauter!

Ton ist ein weiteres Medium, das sich mit wenigen Mausklicks in eine Powerpoint-Präsentation einbinden lässt. Allerdings erfordert er mehr Fingerspitzengefühl. Das wissen alle, die schon einmal mit anhören mussten, wie jede neue Textzeile von einem Pistolenschuss begleitet wurde oder eine Präsentation mit künstlichem Applaus endete. Doch wann dürfen Sounddateien verwendet werden? Eigentlich nur in einem Fall: bei selbstständig ablaufenden, sich wiederholenden Präsentationen. Doch auch dann sollten keine Schüsse fallen. Stattdessen wird die passende Musik gespielt oder ein aufgezeichneter Vortrag begleitet die Präsentation.

Powerpoint bietet bereits diverse Soundschnipsel, die wir als Anschauungsmaterial hinzuziehen - für mehr sind die meisten kaum zu gebrauchen. Sie integrieren diese wie Bilder und Texte: Eine Sounddatei wird auf der Folie platziert, danach legen Sie fest, wann und wie lange sie zum Einsatz kommt.

Wählen Sie dazu Einfügen/Film und Sound/Sound aus Clip Organizer. Powerpoint blendet automatisch den Aufgabenbereich "ClipArt" ein, zeigt aber anstelle von Bildern die eigenen Sounddateien.

Die Namen sind allerdings nicht sehr aussagekräftig. Um eine Audiodatei anzuhören, klicken Sie auf die Schaltfläche rechts vom Icon und wählen aus dem Einblendmenü Vorschau/Eigenschaften. Ein Dialogfeld öffnet sich, in dem Sie die Datei abspielen. Zwei Pfeile machen es außerdem möglich, durch die ganze Soundbibliothek zu blättern. Schließen Sie danach das Fenster. Klicken Sie nun mit Links im Aufgabenbereich "ClipArt» auf einen Eintrag. Sie werden gefragt, ob die Datei automatisch abgespielt werden soll oder erst, wenn man darauf klickt. Wählen Sie die zweite Option auch dann, wenn Sie später die Wiedergabe gezielt steuern möchten. Nun erscheint die Sounddatei als Lautsprechersymbol auf der aktuellen Folie. Klicken Sie mit Rechts auf dieses und schnappen Sie sich im Menü den Punkt Benutzerdefinierte Animation, um den entsprechenden Aufgabenbereich aufzurufen.

Klicken Sie nun auf das Einblendmenü rechts von der Sounddatei und wählen Sie den Punkt Effekt Optionen. Eine Dialogbox öffnet sich. Hinter dem Reiter Soundeinstellungen steckt die Möglichkeit, das Lautsprechersymbol während der Präsentation auszublenden.

Abgesehen vom mitgelieferten Soundrepertoire ermöglicht es Powerpoint, mit dem Befehl Einfügen/Film und Sound/CD-Audiospur wiedergeben handelsübliche Audio-CDs während des Vortrags abzuspielen. Doch das ist nicht mehr zeitgemäss. Wesentlich interessanter ist die Verwendung von Musikdateien im MP3-Format.Um eine solche einzubinden, wählen Sie Einfügen/Film und Sound/Sound aus Datei. Schnappen Sie sich dort die gewünschte Datei. Etwas komplizierter wird es, wenn Sie die Datei nicht einfach am Stück wiedergeben, sondern eine bestimmte Passage abspielen möchten.
Markieren Sie das Lautsprechersymbol in der Präsentation. Klicken Sie danach im Aufgabenbereich "Benutzerdefinierte Animation" auf Effekt hinzufügen.

Wählen Sie Sound-Aktionen/Wiedergabe. Legen Sie unter Effekt fest, ab welchem Punkt die Wiedergabe starten soll. Das war die halbe Miete. Um den Endpunkt zu bestimmen, klicken Sie erneut im Aufgabenbereich "Benutzerdefinierte Animation" auf Effekt hinzufügen/Sound-Aktionen und danach auf Anhalten. Nehmen Sie aus dem Einblendmenü neben dem Effekt die Option Nach vorherigem Beginnen und geben Sie im folgenden Dialog unter «Anzeigedauer» die gewünschte Zeitspanne an.

Wichtig: Sounddateien werden nicht in die Powerpoint-Präsentation integriert. Wenn Sie den Vortrag an jemanden weiterreichen, müssen sich alle verwendeten Sounddateien im selben Ordner befinden wie die Präsentation - ansonsten bleiben die Lautsprecher stumm.