Christian Niederhagemann bei KHS

So nimmt man Stakeholdern die Angst

15. Januar 2016
Christiane Pütter ist Journalistin aus München. Sie schreibt über IT, Business und Wissenschaft. Zu ihren Auftraggebern zählen neben CIO und Computerwoche mehrere Corporate-Publishing-Magazine, vor allem im Bereich Banken/Versicherungen.
Ein durchgängiger Prozess vom ersten Kundenkontakt bis zum passgenauen Angebot, das war die Vision von Christian Niederhagemann, CIO beim Anlagenbauer KHS. Im Projekt ECOS setzte er das um und eroberte sich damit 2015 einen Platz unter den Top Ten des Wettbewerbs "CIO des Jahres". Dazu brauchte er neben Argumenten kommunikative Stärken.

Mit Ehrungen kennt sich Christian NiederhagemannChristian Niederhagemann aus. Die Bundeswehr hat ihm eine Ehrenmedaille verliehen, außerdem hat er sich für die "Goldene Blutspendenadel" reingehängt. Vielleicht etwas abstrakter sind mittlerweile zwei Preise aus der beruflichen Community: 2014 zählte er zu den Top 20 im renommierten IT-Wettbewerb "CIO des Jahres". 2015 platzierte er sich unter den Top Ten, der Titel seines Projektes: ECOS, Extended Customer and Offer Solution beim Anlage- und Maschinebauer KHS in Dortmund. Profil von Christian Niederhagemann im CIO-Netzwerk

Die Vision des 44-Jährigen klingt komplex: einen durchgängigen Prozess erstellen vom ersten Kundenkontakt über den Reifeprozess von Vertriebsgelegenheiten, der weitgehend automatisierten Konfiguration von hochkomplexen Maschinen und Anlagen sowie einer marktdynamischen Preissystematik bis zur nachbearbeitungsfreien Erstellung von Angeboten.

Diese Vision entwickelte Niederhagemann 2011 - als weder die bestehenden Vertriebsprozesse noch -Tools den neuen Anforderungen auch nur "in Ansätzen" genügten, wie der CIO sagt. Also hat er zunächst einmal bei Vertriebsvorstand und Finanzvorstand für sein Projekt getrommelt. Der IT-Manager argumentierte nicht nur mit schnelleren und besseren Prozessen, sondern auch mit dem Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz.

Unterstützung holte sich der CIO dabei von einer Managementberatung. Gemeinsam mit dieser erarbeitete er einen grundlegend neuen Vertriebsprozess samt einer Preisermittlungsmethode, die auf dynamischen Parametern beruht. Der Vorstand gab das Konzept frei. Und lieferte damit die Grundlagen für den Change im globalen Vertrieb und das Lastenheft für die gewünschte IT-Lösung.

Vom ersten Tag an Akzeptanz erzeugen

"Für mich war es wichtig, den im Endausbau rund 1.200 Anwendern in über 30 Ländern nicht nur ein 'Schweizer Taschenmesser' für ihr Tagesgeschäft an die Hand zu geben, sondern durch eine User Experience der besonderen Art die Akzeptanz vom ersten Tag an sicherzustellen", sagt Niederhagemann.

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Weil aber kein Lösungsanbieter das Gewünschte aus einer Hand liefern konnte, entschied sich der CIO zu einem ungewöhnlichen Schritt: er startete zwei autarke Projekte, eines für die Umsetzung von Kunden- und Angebotsmanagement sowie eines für Konfiguration und Preisfindung. Beide Teams verfügten jeweils über Fach- und IT-Projektleiter. Ein zentrales Project Management Office hielt die Fäden in der Hand, denn ein solches Vorgehen bringt mehr Integrations- und Kommunikationsbedarf mit sich.

Zusätzlich kümmerte sich Niederhagemann um ein umfangreiches Lead- und Opportunity-Management, eine Marketing-orientierte Kampagnen-Unterstützung und ein Dokumentenmanagement, das in das gruppenweite Enterprise Content Management auf Basis von Open Text XECM integriert ist. Dafür haben der CIO und sein Team eine neue Collaboration-Plattform für alle Prozessbeteiligten geschaffen, also auch für Kunden, Handelsvertreter und Lieferanten.

Wer so viel ändert, muss mit den Leuten reden. Niederhagemann hat eine mehrwöchige, stufenweise Kommunikationskampagne durchgeführt. Ein zentrales Element der Kampagne ist ein stark vereinfachtes Erklärvideo, das auf deutsch und englisch Nutzen und Hintergründe der neuen Arbeitsweise erklärt, berichtet der CIO.

Niederhagemann weiß um die Relevanz von Kommunikation. Neben Level-Meetings, in denen die Führungskräfte abgeholt wurden, stellte er eine Story ins Intranet, die in mehreren Kapiteln von dem Projekt erzählte. Bei KHS liefert ein Team von rund 80 nebenamtlichen Redakteuren den Content für das gesamte Intranet. Sie sorgen dafür, dass die Texte spannend geschrieben sind und Lust auf mehr machen. Übrigens eine Idee, die Niederhagemann selbst schon vor einigen Jahren mit einem kleinen Team initiiert hatte.

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