Effizient mit Excel arbeiten

Spezial-Wörter von Excel ergänzen lassen

25. Januar 2012
Von Heinrich Puju
Wer eigene Wörter wie Namen wiederholt in eine Tabelle eingibt, kann diese von Excel automatisch ergänzen lassen, um beim Eintippen Zeit zu sparen. So geht's.

Etwa wenn Sie in Tabellen immer wieder die Standorte Ihrer Firma, die Namen Ihrer Kollegen oder die Mitglieder Ihres Vereins aufführen müssen. Dafür können Sie einfach eigene Listen für die Ausfüllautomatik anlegen.

Vorbereitung:
Zunächst müssen Sie die Einträge vorgeben, die später von Excel automatisch ausgefüllt werden sollen. Sofern Sie diese schon einmal in einer Tabelle erfasst haben, empfiehlt es sich, die entsprechende Excel-Arbeitsmappe zu öffnen, um auf die vorhandenen Einträge zuzugreifen. Das spart Tipparbeit. Beachten Sie, dass Sie die Arbeitsmappe laden müssen, bevor Sie durch die im Folgenden beschriebenen Einstellungen im „Optionen“-Fenster die Öffnen-Funktion von Excel blockieren. Falls die Einträge allerdings in einem anderen Dateiformat – etwa in einem Word-Dokument – vorliegen, erübrigt sich dies.

Die Ausfüllautomatik von Excel hilft Ihnen nicht nur bei Standardbeschriftungen von Tabellenzeilen oder -spalten. Die Funktion lässt sich recht einfach auch individuell ergänzen. Es erleichtert das Anlegen eigener Ausfüll-Listen, wenn Sie die Einträge aus einem Excel-Arbeitsblatt "Importieren" können.
Die Ausfüllautomatik von Excel hilft Ihnen nicht nur bei Standardbeschriftungen von Tabellenzeilen oder -spalten. Die Funktion lässt sich recht einfach auch individuell ergänzen. Es erleichtert das Anlegen eigener Ausfüll-Listen, wenn Sie die Einträge aus einem Excel-Arbeitsblatt "Importieren" können.

Listen erstellen:
Bei Excel 2010 klicken Sie auf „Datei ➞ Optionen ➞ Erweitert“. Dann blättern Sie mit der Bildlaufleiste nach unten und klicken dort auf „Benutzerdefinierte Listen bearbeiten“. Leichter finden Sie die Funktion bei Excel 2007: Klicken Sie im Excel-Fenster auf das Startsymbol links oben und dann auf „Excel-Optionen ➞ Erweitert ➞ Häufig verwendet“. Im oberen Abschnitt klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Benutzerdefinierte Listen bearbeiten“. Noch leichter geht’s bei Excel 2003: Die Befehlsfolge „Extras ➞ Optionen ➞ Benutzerdefinierte Listen“ führt zum Ziel.

Listen erfassen:
Die weitere Vorgehensweise ist bei den erwähnten Excel-Versionen identisch: Im Fenster „Benutzerdefinierte Listen“ geben Sie im Eingabefeld „Listeneinträge“ die Wörter ein, mit denen die Zellen später automatisch ausgefüllt werden. Trennen Sie Eingaben jeweils mit einem Komma oder mit einem Druck auf die Enter-Taste. Mit „Hinzufügen“ übernehmen Sie die Einträge in die „Benutzerdefinierten Listen“.

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