Standardisierung und Dimensionierung senken SAP-Kosten

Es ist sinnvoll, zunächst die Geschäftseinheiten genau zu analysieren und daraus verschiedene Typen von Templates abzuleiten, die den konkreten Anforderungen der Geschäftsbereiche Rechnung tragen: zum Beispiel Template-Lösungen für große Geschäftseinheiten mit vielen Anwendern oder für kleine Units mit wenigen Anwendern, für Produktionsstandorte mit Lagerhaltung und Logistik oder für Lokationen, die lediglich Vertriebs- und Marketingprozesse aufweisen usw..

Sind die Anwendungsfunktionen standardisiert, kann auch der Support weitgehend als zentraler Shared Service angeboten werden. Er wird dann vor Ort nur noch um (möglichst wenige) regionale Aspekte ergänzt.

Eine auf einem konkreten Projekt basierende Beispielrechnung zeigt die erheblichen Auswirkungen der unterschiedlichen Implementierungs-Strategien auf die ERP-Kosten: Ein Roll-out mit jeweils individueller Anpassung kostet mehr als 1.200 Euro pro User und Monat. Sie sinken auf rund 1.000 Euro, wenn ein Master-Template entwickelt wird, und sogar unter 600 Euro, wenn zudem der Support als zentraler Shared Service angeboten wird. Diese Verbesserungen treten vor allem deshalb ein, weil in standardisierten Umgebungen eine größere Anzahl von Nutzern mit einem System arbeitet und das Unternehmen dadurch Skaleneffekte nutzen kann.

Grad der Standardisierung austarieren

Bei der Harmonisierung müssen Unternehmen eine doppelte Herausforderung bewältigen: Zum einen sollten sie möglichst wenige lokale Abweichungen zulassen. Verändern beispielsweise die Geschäftseinheiten die zentralen Prozesse und Anwendungen im Rahmen eines Change Management wieder zu 50 Prozent, kann weder von einem Standard die Rede sein, noch ist ein zentraler Support möglich. Die Geschäftsbereiche sollten deshalb so weit wie möglich zentrale Prozesse akzeptieren. Zum anderen muss der Standard natürlich wichtige lokale Anforderungen abbilden. Aber diese dürfen ihn nicht unnötig aufblähen, ihn nicht so komplex machen, dass die Kostenvorteile wieder aufgehoben werden.

Deshalb ist Standardisierung zunächst ein unternehmenspolitisches Thema. So mancher angeblich unverzichtbare lokale Sonderprozess kann ohne weiteres durch organisatorische Veränderung an den Standard angepasst werden. Werden allerdings wichtige Prozesse und Funktionen im harmonisierten Ansatz nicht oder nur teilweise abgedeckt, können eventuell Altsysteme nicht abgeschaltet werden, was wiederum einen hohen Support- und Wartungsaufwand nach sich zieht. Den richtigen Architekturansatz zu wählen ist die Aufgabe zentraler Gremien sowie der Prozess- und Produkt-Manager für Anwendungen. Sie sind auch für den Aufbau eines zentralen Change-Managements verantwortlich, das die zahlreichen Change Requests filtert, priorisiert und bündelt. Änderungen werden über das Template global und zentral, damit nur einmal umgesetzt. Sie stehen dann allen Geschäftsbereichen und Anwendern zur Verfügung.