E-Rechnung

Stellen Sie sich der Herausforderung "E-Rechnung"

21. März 2016
Anzeige  Viele Unternehmen haben beim Thema E-Rechnung eine abwartende oder passive Haltung, wie Studien belegen.

Zu den größten Herausforderungen beim Thema E-Rechnungen zählen die Überzeugung und Einbindung von Partnern, die Einhaltung multinationaler gesetzlicher Bestimmungen, interne Geschäftsprozesse sowie Information. Im Folgenden werden Herausforderungen, die für Unternehmen bei der Entscheidung zum Einsatz von E-Invoicing entstehen können, und entsprechende Lösungsansätze aufgezeigt.

Der Markt für elektronische Rechnungen (E-Rechnung) ist weltweit gewachsen. Laut dem Billentis-Bericht "E-Invoicing/E-Billing - Entering a new era" von 2015 wurden in eben jenem Jahr schätzungsweise 42 Mrd. Rechnungen von weltweit 500 Mrd. Rechnungen ohne Papiereinsatz ausgetauscht. In den darauf folgenden 5 Jahren soll die nachhaltige Wachstumsrate pro Jahr auf 10-20% ansteigen. Die Schätzung deckt sich mit der Erhebung der European E-Invoicing Service Providers Association (europäischer Verband der E-Invoicing-Anbieter), in der eine Wachstumsrate von 17% prognostiziert wurde. Dieses Ergebnis basiert auf einem Vergleich der Daten aus den Jahren 2013 und 2014.

In der Vergangenheit waren Einkäufer (z.B. Einzelhandelsketten) und Dienstleister die Wegbereiter für die Entwicklung elektronischer Rechnungen. Lateinamerika galt hier als die führende Region. Aus Branchensicht waren Einzelhandel, Gesundheitswesen und Logistik die Pioniere im B2B-Bereich, während Telekommunikationsgesellschaften diese Rolle im B2C-Sektor übernahmen. Heute ist die elektronische Rechnungsstellung weltweit gebräuchlich - unabhängig von der Größe eines Unternehmens oder einer speziellen Branche. In immer mehr Ländern ist die elektronische Abrechnung sogar vorgeschrieben, zumindest im B2G-Bereich, oder bestimmte Institutionen sind dazu verpflichtet, auf Papier zu verzichten.

Welche Vorteile ergeben sich aus dem Einsatz der E-Rechnung?

Wie Gartner und Billentis einhellig bekundeten, zahlten sich E-Invoicing-Projekte gewöhnlich innerhalb von 0,5 bis 1,5 Jahren von allein aus. Viele Fallstudien bestätigen, dass die automatisierte, elektronische Rechnungsverarbeitung mehrere Vorteile mit sich bringt. Zu den wichtigsten darunter zählen folgende:

  • Geringere Anzahl verlorener oder fehlender Rechnungen

  • Verbesserter Cashflow

  • Schnellere Bewilligung

  • Höhere Datenqualität

  • Reduzierter Aufwand und geringere Verwaltungskosten

  • Weniger doppelte Rechnungen

Einbindung und Support von Partnern

Herausforderung: Unternehmen fürchten einerseits eine zeitaufwendige Umstellung auf die papierlose Rechnungsverarbeitung mit Dutzenden oder gar Hunderten von Partnern und andererseits die Wartung des Projekts.

Lösung: Die Dienstleister können moderne Arbeitshilfen wie Handbücher, Webinare, Workshops oder Fernschulungen anbieten und einen mehrsprachigen Service Desk für internationale Kunden bereitstellen. Dies empfiehlt sich, um die Partner für eine Einbindung zu gewinnen, und hilft den Anbietern dabei, ein paar Gegner zu überzeugen.

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Einhaltung multinationaler gesetzlicher Bestimmungen

Herausforderung: Es ist wirklich schwierig, alle Rechtsfragen zur elektronischen Rechnungsstellung zu berücksichtigen. Allein innerhalb der EU gibt es unterschiedliche lokalspezifische Anforderungen und komplexe Details zu beachten, z.B. ob eine elektronische Signatur, EDI oder andere Methoden der Authentifizierung zu verwenden sind oder nicht. Ganz abgesehen von dem "Freigabemodell" in Ländern wie der Türkei oder Mexiko, in denen eine Integration mit den Regierungsservern erforderlich ist.

Lösung: Aufgrund so vieler komplizierter Vorgaben sollten Unternehmen mit einem erfahrenen Anbieter wird zusammenarbeiten, der die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen in zahlreichen Ländern sowie die Interoperabilität mit anderen Betreibern gewährleisten kann.

Interne Geschäftsprozesse

Herausforderung: Je nach Unternehmensstruktur lassen sich viele Abteilungen in E-Invoicing-Projekte einbinden. Selbstverständlich sind dabei vor allem die Finanzabteilung und die Buchhaltung zu berücksichtigen, doch auch der Vertrieb, die Einkaufsabteilung, die Lieferantenkette oder die IT-Abteilung sollten mit integriert werden. Allerdings verwenden unterschiedliche Abteilungen oft verschiedene IT-Systeme und die Daten innerhalb eines Unternehmens sind meist weit verstreut. Außerdem möchten manche Unternehmen ihre Prozesse nur ungern ändern und versuchen einfach, die Preise für das Drucken und Scannen herkömmlicher Rechnungen zu verhandeln.

Lösung: Ein E-Invoicing-Projekt bedeutet für ein Unternehmen signifikante Einsparungen. Eine Person auf hoher Ebene (z.B. ein Vorstandsmitglied) sollte damit betraut werden, das Projekt zu beaufsichtigen, Prioritäten zu setzen und alle relevanten Abteilungen einzubinden. Die elektronische Rechnungsstellung (oder, weiter gefasst, der gesamte Purchase-to-Pay-Prozess) erfordert die Integration von Systemen, durch die wiederum umfassende und zuverlässige Daten erfasst werden, die eine Optimierung der Entscheidungsprozesse ermöglichen.

Information und Beschäftigung mit dem Thema

Herausforderung: Es gibt zwei Gruppen, Unternehmen, die bereits E-Rechnung einsetzen und Unternehmen, die das noch nicht tun.

Für die eine Gruppe hat sich die elektronische Rechnungsverarbeitung bereits als vorteilhaft erwiesen: sie konnte aufgrund des Netzwerkeffekts beträchtliche Einsparungen erzielen, die sich in messbaren Zahlen ausdrücken. Dies trifft vor allem dann zu, wenn ein Geschäft gewachsen ist und neue Partner gewonnen wurden - sowohl in Bezug auf Käufer als auch Verkäufer. Als sich diese Unternehmen, die meistens von ihren Schlüsselkunden zur elektronischen Rechnungsstellung "motiviert" wurden, für die Umstellung ihrer Systeme entschieden, wollten sie vor allem eine Automatisierung der entsprechenden Prozesse und eine elektronische Verarbeitung von bis zu 100% der Rechnungen erreichen.

Die andere Gruppe konnte sich noch nicht mit dem Thema beschäftigen oder erkennt keine Vorteile in einer elektronischen Rechnungsverarbeitung. Zum Beispiel wenn eine Firma über mehrere Jahre mit lediglich einem Kunden zusammengearbeitet hat, für den die elektronische Rechnung relevant war. Gewöhnlich möchten sie ihr Projekt nicht ausbauen, bis andere Partner dies zwingend von ihnen erwarten.

Lösung: Wenn umfassende Informationen bereitgestellt werden und sich die Entscheidungsträger eines Unternehmens intensiv mit dem Thema auseinandersetzen, stellen sie oftmals fest, wie sich Unternehmensabläufe durch die elektronische Rechnungsstellung positiv verändern lassen. Dies kann sich wirklich für sie auszahlen. Um auch andere Geschäftspartner von dem Konzept zu überzeugen, bietet es sich an, Kalkulationen und Fallstudien vorzulegen, die das Verständnis für das Potential der elektronischen Rechnungsstellung erleichtern.

Laut vielen Berichten, die bereits zuvor erwähnt wurden, wird der Markt für elektronische Rechnungen stetig wachsen. Es ist kaum vorstellbar, dass Unternehmen, bei denen bereits E-Invoicing-Projekte umgesetzt wurden, diese wieder aufgeben werden. Tausende weiterer Unternehmen und Institutionen werden sich dieser Gemeinschaft aufgrund des finanziellen Drucks, der Forderungen von Partnern oder gesetzlicher Vorschriften anschließen. Dies ist nur eine Frage der Zeit. Es ist sehr wahrscheinlich, dass die elektronische Rechnungsverarbeitung in 5, 10 oder mehr Jahren zur Standardlösung gehört und allein die Erwähnung von gedruckten Rechnungen, Umschlägen, Briefmarken und einer Lieferzeit von mehreren Tagen ein ironisches Lächeln hervorruft. Papier war gestern, heute ist E-Rechnung.

Weiterführende Informationen zum Thema E-Rechnung finden Sie hier

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Für die EU Länder sind die gesetzlichen Vorgaben nicht so kompliziert. Auch hat der Gesetzgeber vieles vereinfacht, das eine Umsetzung recht einfach möglich ist. Hierzu gibt es viele freie Seminare. Meist ist auch der Branchenanbieter schon in der Lage eine solche Umsetzung vorzunehmen.

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