Telekom macht Schluss mit dem Vorlagenchaos

Personalarbeit als Shared Service

Anfang 2002 begann der Aufbau der intelligenten PST-Infrastruktur mit einer wesentlichen organisatorischen Entscheidung: Der Vorstand beschloss, die Personalarbeit zentral als Shared Service abzuwickeln und die Abteilung Personal Service Telekom ins Leben zu rufen. Der organisatorische Umbau dauerte zwei Jahre. 2004 arbeiteten an 87 Standorten eigene Personalstellen, die auch die Unterlagen der Mitarbeiter am Standort aufbewahrten. Wer wo beispielsweise für die Zeitwirtschaft oder für Zahlungsvorgänge zuständig ist, wurde fest definiert.

Zeitgleich startete ein von T-Systems entwickeltes elektronisches Ticketsystem, das Arbeitsaufträge durch die Organisation leitete. "Für viele Vorgänge war es allerdings weiterhin nötig, die Originale der Personalakten in der Hand zu halten", sagt Hahn. "Es macht aber keinen Sinn, die Akten physisch durch die Gegend zu schicken. Deshalb haben wir das Archiv durch die Einführung der elektronischen Personalakte auf Räder gestellt."

87 Aktenlager aufgelöst

Das hieß: Einscannen von 210 000 Personalakten. Dafür und für die finale Lagerung der Papierbestände wurde ein zentraler Standort benötigt. Nach einer Überprüfung aller Telekom-Immobilien fiel die Entscheidung für die alte Hauptvermittlungsstelle in Osnabrück. Die 87 dezentralen Aktenlager wurden aufgelöst, die Unterlagen nach Osnabrück gekarrt. 200 Lastwagenladungen waren nötig, um die Personalakten von Beamten und Angestellten im Laufe eines Jahres dorthin zu verfrachten.

Hahn initiierte damit ein Scan-Projekt, das den Vergleich mit Projekten des Internet-Riesen GoogleGoogle nicht zu scheuen braucht. Unter seiner Regie wurden binnen fünf Jahren, zwischen 2004 und 2009, rund 100 Millionen Blatt Papier erfasst. Eingescannt wurde wie am Fließband. Das Projektteam hatte ein Regelwerk definiert, damit die etliche Seiten langen Dateien am Ende des Scan-Vorgangs wieder in Einzelschreiben zerlegt wurden. Dazu suchte die Klassifizierungssoftware nach Schlagworten und Phrasen in den Dokumenten, an denen sie erkennen konnte, in welche Kategorie welches Schreiben gehört, ob es etwa ein Zwischenzeugnis oder ein Urlaubsantrag ist. Alles zu Google auf CIO.de

2005 erweiterte der Telekom-Vorstand den zunächst nur für die Telekom vergebenen Arbeitsauftrag auch auf die Bestände von T-Systems und T-Mobile. Bis zu 100 Mitarbeiter arbeiteten in der Folge gleichzeitig im Scan-Center. Mit den Korrekturen waren nach Abschluss der Massenerfassung etwa 70 Mitarbeiter beschäftigt. In rund 15 Prozent der Akten gab es Dokumente, bei denen die Klassifizierungssoftware versagte, was händische Korrekturen erforderte. Noch einmal 15 Prozent der Digitalakten mussten nachbearbeitet werden, weil sich in ihnen einzelne Blätter aus anderen Akten wiederfanden. Sie waren schlichtweg im Lauf der Zeit falsch eingeordnet worden.