Collaboration-Tools werden mobil

Tools für Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement

21. Februar 2014
Yvonne Göpfert ist als freie Journalistin in München tätig.
Collaboration-Tools vereinfachen Projekte: Sie bieten einen virtuellen Konferenzraum, wo der Stand eines Projekts diskutiert werden kann und unterstützen das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten. Hier sind fünf Lösungen, die man auch auf Tablet und Smartphone nutzen kann.

Collaboration-Tools bieten im Gegensatz zu den Standard-Dokumentenmanagement-Anwendungen nicht nur Zugriff auf die Dokumente, mit denen verschiedene Nutzer arbeiten. Die User haben zugleich die Möglichkeit, projektbezogen Dokumente zu erstellen, zu verteilen, gemeinsam zu diskutieren und zu verabschieden. Alle Daten werden dabei automatisch dem entsprechenden Projekt zugeordnet.

Das Geheimnis dahinter: Social MediaSocial Media Software à la Facebook wurde mit Dokumentenmanagement-Funktionen der Sorte SharePoint gepaart. Das Ziel ist klar: Schneller kommunizieren, alle Beteiligten automatisch informieren und schneller zu Entscheidungen kommen. CollaborationCollaboration ToolsTools vereinfachen also die Zusammenarbeit im Unternehmen. Wir stellen hier fünf Collaboration Tools aus der Cloud mit unterschiedlichen Spezialisierungen vor, die Sie diesem Ziel einen Schritt näher bringen. Alles zu Collaboration auf CIO.de Alles zu Social Media auf CIO.de Alles zu Tools auf CIO.de

Projectplace

Projectplace ist eine Online-Lösung, die ProjektmanagementProjektmanagement, Dokumentenmanagement und Kommunikation vereint. Projectplace sorgt dafür, dass Teams effizient zusammenarbeiten können und jedem Mitglied alle relevanten Informationen vorliegen. Die Teammitglieder haben Zugriff auf alle Dokumente, den Zeitplan des Projekts mit allen Deadlines und einen Chatroom. Alles zu Projektmanagement auf CIO.de

Die Gantt-Zeitleiste bietet einen vollständigen Überblick über den Workflow, die Gantt-Diagramme erleichtern die Termintreue und Budgetkontrolle. Als Grundlage dienen die Projekt Boards bzw. die Kanban Boards. Über Kanban-Boards lässt sich der Projektfortschritt mit einer Art Karteikärtchen visualisieren: Karten mit Arbeitsaufgaben zeigen, was wann zu tun ist. Man kann auf diese Kärtchen Deadlines setzen, Prioritäten festlegen oder Dateien anhängen. Und am wichtigsten: Zu jedem Kärtchen kann eine Diskussion mit den anderen Team-Mitgliedern starten. Tritt ein Problem auf, können sich die Mitarbeiter über die Chatfunktion austauschen und so das Problem möglichst schnell lösen. So lassen sich aber auch Ideen austauschen oder Fragen stellen und Feedback geben. Der große Vorteil: Statt in Hunderten von vereinzelten E-Mails werden Diskussionen und Dateien im richtigen Zusammenhang gespeichert und sind somit leicht wieder aufzufinden. "Allen antworten"-Mails sind damit Geschichte.

Kluge Rechtevergabe und Versionierung

Für jedes Dokument lassen sich Lese- und Schreibrechte vergeben. Projektmitglieder können Dokumente per Drag & Drop auf Projectplace ziehen und jederzeit an ein und derselben Stelle gemeinsam nutzen. Damit ist garantiert, dass alle Team-Mitglieder mit der aktuellen Version des Dokuments arbeiten. Wird ein Dokument gerade bearbeitet, ist es für die anderen Kollegen gesperrt. Für die Sperrfunktion muss allerdings ein Plug-in installiert sein.

Das Dokumentenmanagementsystem von Projectplace erstellt automatisch eine Versionierung und hält alle Team-Mitglieder über Änderungen am Dokument auf dem Laufenden. Im Rahmen von Abstimmungsprozessen können Dokumente zur Prüfung verschickt und alle Kommentare an einer Stelle gesammelt werden.

Der Zugriff auf den Cloud-Service Projectplace erfolgt via PC, Tablet oder Smartphone. Projectplace bietet eine Enterprise, eine Multi- und eine Team-Edition an.