Best Practises für den Einsatz von Desktop-Suchmaschinen

Tools zur Desktop-Suche gefährden IT-Sicherheit

05. April 2005
Von Ingo Butters
Das Interesse an Anwendungen zur so genannten Desktop-Suche ist innerhalb weniger Monate sprunghaft gestiegen. In Unternehmen kann der unkontrollierte Einsatz allerdings zum Risiko für die IT-Sicherheit werden: Die Anwendungen können auch vertrauliche Daten und Dokumente indizieren. Analysten von Berlecon Research empfehlen Firmen deshalb, sich frühzeitig eine Strategie zum Umgang mit den lokalen Suchmaschinen zuzulegen.

Mittlerweile haben nicht nur die großen Internetsuchmaschinen eigene Tools zur Desktop-Suche im Angebot. Auch auf Unternehmen spezialisierte Software-Firmen bieten entsprechende Applikationen an. Prinzipiell erleichtern und beschleunigen die Desktop-Tools das Finden von Dateien und Informationen – sowohl auf lokalen Rechnern, als teilweise auch im Netzwerk.

Die Anwendungen arbeiten dabei mit sich regelmäßig aktualisierenden Indizes. Viele können dabei auch Informationen verarbeiten, die in anderen Applikationen, beispielsweise E-Mail-Programmen, gespeichert sind. Manche Tools bieten Vorschaufunktionen für die Trefferliste an, andere fassen die Ergebnisse zu Clustern zusammen. Die Analysten von Berlecon rechnen damit, dass sich aufgrund solcher Funktionalitäten die Tools zur Desktop-Suche nicht nur bei Privatanwendern, sondern auch in Unternehmen weiter verbreiten werden.

Bei der Anwendung in Firmen kann dabei die Stärke der Desktop-Suche, das Erstellen eines Index für die rasche Informationssuche, zum Risiko werden. Wenn nicht anders eingestellt, erfassen die Applikationen auch vertrauliche Informationen – beispielsweise im Cache gespeicherte passwortgeschützte Internetseiten oder entschlüsselte Dokumente. Massive Sicherheitsprobleme bei der Desktop-Suche von GoogleGoogle, unter anderem konnte die Ergebnisliste manipuliert werden, sind inzwischen zwar behoben. Prinzipiell besteht aber die Gefahr, dass Mitarbeiter potenziell unsichere Anwendungen ins Unternehmen holen. Alles zu Google auf CIO.de

Festlegung auf eine Anwendung sinnvoll

Berlecon rät Unternehmen deshalb klare Richtlinien über den Einsatz der Anwendungen einzuführen. Die Szenarien reichen dabei von einem totalen Verbot über die Empfehlung einzelner Applikationen und deren Konfiguration bis zum unternehmensweiten Einsatz einer bestimmten Anwendung.