Arbeitszeiten dokumentieren

Tools zur Zeiterfassung für Projekte, Mindestlohn und Co.

Yvonne Göpfert ist als freie Journalistin in München tätig.


Andreas Th. Fischer ist freier Journalist im Süden von München. Er verfügt über langjährige Erfahrung als Redakteur bei verschiedenen IT-Fachmedien, darunter NetworkWorld Germany, com! professional und ChannelPartner. Seine fachlichen Schwerpunkte liegen in den Bereichen IT-Security,  Betriebssysteme, Netzwerke, Virtualisierung, Cloud Computing und KI. Über diese Themen schreibt er auch für Smokinggun.de.
Ob Projektarbeit oder Mindestlohn - eine sauber dokumentierte Arbeitszeit vermeidet viele Probleme. Nachfolgend finden Sie einige Tools, die bei der Erfassung von Arbeitszeiten hilfreiche Dienste leisten können.
Die Dokumentation der geleisteten Arbeitszeit spielt eine große Rolle.
Die Dokumentation der geleisteten Arbeitszeit spielt eine große Rolle.
Foto: Billion Photos - shutterstock.com

Eine Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs sorgt für Furore: Arbeitgeber in der EU werden künftig dafür Sorge tragen müssen, dass alle ihre Mitarbeiter die täglich erbrachte Arbeitszeit erfassen. Außerdem gibt es kaum noch einen Arbeitsbereich, in dem die Tätigkeit nicht in Projekten abgebildet wird. Allein schon aus Gründen der Transparenz ist es da hilfreich, wenn die entsprechenden Arbeitszeiten ordentlich abgebildet werden. Zudem ist der Arbeitgeber seit mehreren Jahren schon verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen. Das schreibt Paragraph 17 des Mindestlohngesetzes, kurz MiLoG, vor.

Am 14. Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof, dass die Mitgliedsstaaten der Europäischen Union Arbeitgeber verpflichten müssen, "objektive, verlässliche und zugängliche" Systeme einzurichten, mit denen die tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann (PDF).

Lesetipp: Arbeitszeit richtig erfassen und berechnen

Das Gesetz betrifft nicht alle Arbeitnehmer, sondern nur die Arbeitnehmer, die nach dem 1. Oktober 2022 weniger als 12 Euro in der Stunde verdienen. Und das Gesetz gilt auch nicht in allen Branchen, sondern nur in denen, die bekannt für ihre sparsamen Löhne sind. Konkret: Das Baugewerbe, Gastronomie, Hotellerie und Fleischereien, Reinigungsfirmen, Taxi- und Bus-Unternehmen, das Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe sowie die Forstwirtschaft und Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen oder Ausstellungen beteiligen, müssen protokollieren und dokumentieren. So soll die Einhaltung des Mindestlohns überprüft werden können.

Außerdem gilt die Dokumentationspflicht für geringfügig Beschäftigte - also Mini-Jobber, die maximal 520 Euro im Monat verdienen sowie kurzfristig Beschäftigte. Ausgenommen davon sind nur Mini-Jobber, die in Privathaushalten beschäftigt sind.

Die Arbeitszeiten müssen bis spätestens eine Woche nach der Arbeitsleistung eingetragen sein und die Nachweise zwei Jahre aufbewahrt werden. Wie die Arbeitszeit dokumentiert wird, bleibt dem Arbeitgeber selbst überlassen. Die folgenden ToolsTools können bei der Dokumentationspflicht hilfreiche Dienste leisten. Darüber hinaus helfen derlei Erfassungen auch durchaus für mehr Transparenz bei Kalkulation und Controlling zu sorgen. Alles zu Tools auf CIO.de

Ganz traditionell - Stempeluhren

Einfache Stempeluhren oder Stechuhren sind eine preiswerte und effektive Einstiegslösung für kleine und mittlere Unternehmen zur elektronischen Zeiterfassung der Mitarbeiter. Sie können im Büro, in der Produktion, im Lager oder in der Werkstatt installiert werden und genügen den gesetzlichen Vorgaben. Weniger geeignet sind sie für den Außendienst. Es gibt Uhren mit und ohne Rechenfunktion. Eine Stechuhr ohne Rechenfunktion erfasst die Kommen- und Gehen-Zeiten sowie Pausenzeiten. Eine rechnende Stechuhr berechnet die Tagesarbeitszeit und die bisher aufgelaufenen Monatsstunden. Einfache Stempeluhren ohne Rechenfunktion gibt es schon für unter 100 Euro, Uhren mit Rechenfunktion ab rund 300 Euro.

Eine einfache Lösung zur Zeiterfassung sind immer noch klassische Stempeluhren.
Eine einfache Lösung zur Zeiterfassung sind immer noch klassische Stempeluhren.
Foto: DoorZone - shutterstock.com

Webbasierte Zeiterfassung via PC und Mobile

Für alle Mitarbeiter, die am PC arbeiten oder ein Smartphone beruflich nutzen, können Sie eine Online-Zeiterfassung einrichten. Viele Lösungen bieten auch eine Mobile App an, mit der Sie Daten auch via Smartphone oder Tablet erfassen. Die intelligenteren Cloud-Lösungen erlauben zudem verschiedene Arten des Reportings und Controllings.

Qlags Business Suite - Tätigkeiten protokollieren

Mit der Qlags Business Suite lassen sich Kunden und Projekte verwalten und Tätigkeiten minutengenau protokollieren. Arbeitszeiten werden am PC per Web App oder am Smartphone per Mobile App erfasst. Somit können Sie die Arbeitszeiten jedes einzelnen Mitarbeiters nachweisen.

Das Qlags-Webcenter ermöglicht eine schnelle Übersicht über die erfassten Arbeitszeiten.
Das Qlags-Webcenter ermöglicht eine schnelle Übersicht über die erfassten Arbeitszeiten.
Foto: Qlags

Der Geschäftsführer kann die App nutzen, um Personalkosten festzustellen und die Arbeitsverteilung und Auslastung auszuwerten. Der Vertrieb oder die Buchhaltung können dem Kunden Rechnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu stellen. Für die Rechnungen lassen sich Projekte und Tätigkeiten im Nachhinein noch anpassen. Die Stundensätze können außer in Euro auch in US-Dollar, Schweizer Franken und britischen Pfund ausgewiesen werden. Die Bedienoberfläche der Lösung ist ansprechend, die Menüpunkte sind gut gegliedert, die Nutzung der Software ist sehr einfach und intuitiv.

Die Lösung ist für den Innen- und den Außendienst gleichermaßen geeignet. Voraussetzung für den Innendienst ist, dass irgendwo ein PC oder Tablet bereitsteht, den die Mitarbeiter für ihre Arbeitszeitkonten nutzen können. Außendienstler tragen ihre Zeiten per Mobile App auf dem Smartphone oder Tablet ein. Die Daten werden per SSL verschlüsselt auf die Server übertragen und dort als Backup verschlüsselt gespeichert.

Kosten

Die Qlags Business Suite Lite ist kostenlos und eignet sich für Ein-Mann-Unternehmen und Freelancer. Qlags Pro gibt es für fünf Euro pro Benutzer inklusive Mehrwertsteuer im Monat. Der Pro-Account bietet zeitlich unbegrenzte Reporting-Möglichkeiten, die Synchronisation mehrerer Geräte und Teamwork durch zusätzliche Benutzerkonten. Die Lite-Version erlaubt die Synchronisation mit nur einem mobilen Gerät und die Auswertungen gehen nur bis zu auf sechs Wochen in die Vergangenheit zurück. Die Teamfunktion fehlt in der Lite Version. Zusätzlich gibt es noch eine Enterprise-Version, die 7 Euro pro User monatlich kostet.

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