Arbeitszeiten dokumentieren

Tools zur Zeiterfassung für Projekte, Mindestlohn und Co.

Yvonne Göpfert ist als freie Journalistin in München tätig.
Ob Projektarbeit oder Mindestlohn - eine sauber dokumentierte Arbeitszeit vermeidet viele Probleme. Nachfolgend finden Sie einige Tools, die bei der Erfassung von Arbeitszeiten hilfreiche Dienste leisten können.

Kaum noch ein Arbeitsbereich, in dem die Tätigkeit nicht in Projekten abgebildet wird. Allein schon aus Gründen der Transparenz ist es da hilfreich, wenn die entsprechenden Arbeitszeiten ordentlich abgebildet werden. Zudem ist der Arbeitgeber seit 1. Januar 2015 verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen. Das schreibt Paragraph 17 des neuen Mindestlohngesetzes, kurz MiLoG, vor.

Das Gesetz betrifft nicht alle Arbeitnehmer, sondern nur die Arbeitnehmer, die monatlich 2958 Euro oder weniger verdienen. Und das Gesetz gilt auch nicht in allen Branchen, sondern nur in denen, die bekannt für ihre sparsamen Löhne sind. Konkret: Das Baugewerbe, Gastronomie, Hotellerie und Fleischereien, Reinigungsfirmen, Taxi- und Bus-Unternehmen, das Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe sowie die Forstwirtschaft und Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen oder Ausstellungen beteiligen, müssen protokollieren und dokumentieren.

Außerdem gilt die Dokumentationspflicht für geringfügig Beschäftigte - also Mini-Jobber, die maximal 450 Euro im Monat verdienen sowie kurzfristig Beschäftigte. Ausgenommen davon sind nur Mini-Jobber, die in Privathaushalten beschäftigt sind.

Die Arbeitszeiten müssen bis spätestens eine Woche nach der Arbeitsleistung eingetragen sein und die Nachweise zwei Jahre aufbewahrt werden. Wie die Arbeitszeit dokumentiert wird, bleibt dem Arbeitgeber selbst überlassen. Die folgenden ToolsTools können bei der Dokumentationspflicht hilfreiche Dienste leisten. Darüber hinaus helfen derlei Erfassungen auch durchaus für mehr Transparenz bei Kalkulation und Controlling zu sorgen. Alles zu Tools auf CIO.de

Ganz traditionell - Stempeluhren

Einfache Stempeluhren oder Stechuhren sind eine preiswerte und effektive Einstiegslösung für kleine und mittlere Unternehmen zur elektronischen Zeiterfassung der Mitarbeiter. Sie können im Büro, in der Produktion, im Lager oder in der Werkstatt installiert werden und genügen den gesetzlichen Vorgaben. Weniger geeignet sind sie für den Außendienst. Es gibt Uhren mit und ohne Rechenfunktion. Eine Stechuhr ohne Rechenfunktion erfasst die Kommen- und Gehen-Zeiten sowie Pausenzeiten. Eine rechnende Stechuhr berechnet die Tagesarbeitszeit und die bisher aufgelaufenen Monatsstunden. Stempeluhren ohne Rechenfunktion gibt es ab 179 Euro, Uhren mit Rechenfunktion ab rund 300 Euro.

Webbasierte Zeiterfassung via PC und Mobile

Für alle Mitarbeiter, die am PC arbeiten oder ein Smartphone beruflich nutzen, können Sie eine Online-Zeiterfassung einrichten. Viele Lösungen bieten auch eine Mobile App an, mit der Sie Daten auch via Smartphone oder Tablet erfassen können. Die intelligenteren Cloud-Lösungen erlauben zudem verschiedene Arten des Reportings und Controllings.

Timesheet Cloud - Tätigkeiten protokollieren

Mit der Timesheet Cloud Lösung lassen sich Kunden und Projekte verwalten und Tätigkeiten minutengenau protokollieren. Arbeitszeiten werden am PC per Web App oder am Smartphone per Mobile App erfasst. Somit können Sie die Arbeitszeiten jedes einzelnen Mitarbeiters nachweisen.

Der Geschäftsführer kann die App nutzen, um Personalkosten festzustellen und die Arbeitsverteilung und Auslastung auszuwerten. Der Vertrieb oder die Buchhaltung können dem Kunden Rechnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu stellen. Für die Rechnungen lassen sich Projekte und Tätigkeiten im Nachhinein noch anpassen. Die Stundensätze können außer in Euro auch in US-Dollar, Schweizer Franken und britischen Pfund ausgewiesen werden. Die Bedienoberfläche der Timesheet Cloud Lösung ist ansprechend, die Menüpunkte sind gut gegliedert, die Nutzung der Software ist sehr einfach und intuitiv.

Die Timesheet Cloud Lösung ist für den Innen- und den Außendienst gleichermaßen geeignet. Voraussetzung für den Innendienst ist, dass irgendwo ein PC oder Tablet bereitsteht, den die Mitarbeiter für ihre Arbeitszeitkonten nutzen können. Außendienstler tragen ihre Zeiten per Mobile App auf dem Smartphone oder Tablet ein. Die Daten werden per SSL verschlüsselt auf die Timesheet Cloud Server übertragen und dort als Backup verschlüsselt gespeichert.

Kosten

Timesheet Cloud Lite ist kostenlos und eignet sich für Ein-Mann-Unternehmen und Freelancer. Timesheet Cloud Pro gibt es für fünf Euro pro Benutzer zzgl. Mehrwertsteuer im Monat. Der Pro Account bietet zeitlich unbegrenzte Reporting-Möglichkeiten, die Synchronisation mehrerer Geräte und Teamwork durch zusätzliche Benutzerkonten. Die Lite-Version erlaubt die Synchronisation mit nur einem mobilen Gerät und die Auswertungen gehen nur bis zu auf sechs Wochen in die Vergangenheit zurück. Die Teamfunktion fehlt in der Lite Version.

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