Automatisierte Prozesse erst in jedem dritten Unternehmen

Viele Fehler bei manueller Bearbeitung von Rechnungen

29. Oktober 2007
Von Nicolas Zeitler
Zwei von drei Firmen bearbeiten eingehende Rechnungen auf ineffiziente Art von Hand. Das hat der Dokumentenlogistik-Anbieter Itella herausgefunden. Erst 35 Prozent der Unternehmen haben diese Vorgänge zumindest teilweise automatisiert.
In mehr als jeder dritten Firma dauert es länger als fünf Tage, bis eingegangene Rechnungen bearbeitet sind.
In mehr als jeder dritten Firma dauert es länger als fünf Tage, bis eingegangene Rechnungen bearbeitet sind.
Foto: Itella

Wird der Rechnungseingang manuell bearbeitet, passieren der Studie zufolge häufig Fehler. Außerdem ist die Bearbeitung von Hand für die Unternehmen teuer und zeitaufwändig. In acht von zehn Firmen müssen Mitarbeiter demnach mehrmals pro Woche nach verloren gegangenen Rechnungen oder Rechnungsseiten suchen, viele von ihnen sogar mehrmals am Tag.

Itella befragte Firmen mit einem Mindestumsatz von 50 Millionen Euro pro Jahr. Bei etwa der Hälfte gehen jeden Monat mehr als 5.000 Rechnungen ein. Um die Zahlungsaufforderungen zu bearbeiten, sind in 42 Prozent der Firmen mindestens fünf Mitarbeiter im Rechnungseingang angestellt. Die Ergebnisse der Befragung sprechen dafür, dass diese Angestellten mit der Bearbeitung häufig überfordert sind. Als ineffizient und intransparent bezeichnen die Autoren der Untersuchung die Rechnungsprozesse. Bei mehr als einem Drittel der Unternehmen (36 Prozent) dauert es mehr als fünf Tage, bis Rechnungen bearbeitet worden sind. Mehr als jedes zehnte Unternehmen (zwölf Prozent) gaben an, dass die Durchlaufzeit von Rechnungen sogar mehr als zehn Tage beträgt.

Diese Verzögerungen haben nicht selten finanzielle Konsequenzen. Neben den grundsätzlich anfallenden Kosten für die Bearbeitung der Rechnungen, die die Firmen ohnehin als hoch bezeichnen, gehen einem von drei Befragten dadurch gelegentlich oder sogar oft mögliche Skonti durch die Lappen.

Wieviel sie die internen Rechnungsvorgänge kosten, wissen die Verantwortlichen oftmals gar nicht. In 70 Prozent der Unternehmen wurde noch nicht einmal versucht, diesen Kostenpunkt zu erheben. Die übrigen ermittelten Werte liegen zwischen einem und 120 Euro pro Rechnung. Die starke Streuung ergibt sich unter anderem dadurch, dass der Prozess der Rechnungsverarbeitung je nach Unternehmen unterschiedlich definiert ist. Die Hälfte der Firmen gibt im Monat mehr als 35.000 Euro für die Bearbeitung eingehender Rechnungen aus.