Software-Ratgeber

Vorlagen für Excel-Tabellen nutzen

12. Januar 2011
Von Hermann Apfelböck
Tabellenvorlagen erleichtern die Arbeit mit Excel ungemein. Wir beantworten die wichtigsten Fragen und liefern praktische Beispiele gleich mit.

Statt richtige Vorlagen einzusetzen, laden viele Excel-Benutzer eine vorhandene Tabellendatei als Muster. Sie suchen also lieber umständlich nach einer passenden Tabelle. Und vergessen dann unter Umständen, das Muster neu zu benennen, und zerstören so das Original. Dabei können echte Tabellenvorlagen das Arbeiten mit Excel sehr erleichtern: Erstens kann das Programm sie automatisch anbieten. Sie müssen also nicht mehr nach einer passenden Musterdatei suchen. Und die nötigen Einstellungen wie die angezeigten Symbolleisten oder Zahlenformate lassen sich bereits vorab aktivieren. Wir beantworten die wichtigsten Fragen zu Excel-Vorlagen und zeigen, wie Sie sie schnell und einfach einsetzen.

1. Wie sind die Excel-Vorlagen gespeichert?
Excel-Vorlagen haben immer die Datei-Endung „.XLT“ oder „.XLTX“ (ab der Version 2007). Sie unterscheiden sich auch beim internen Format und müssen nach „Datei, Speichern unter“ als Dateityp „Mustervorlage“ gespeichert werden. Excel 2007 nennt den Dateityp „Excel-Vorlage“. Um solche Vorlagen ändern zu können, müssen Sie wissen, wo sie gespeichert sind:

Standardvorlage:
Die Standardvorlage „Mappe.xlt“ liegt – falls der Excel-Benutzer sie erstellt hat – im Programmverzeichnis unter %programfiles%\MicrosoftMicrosoft Office\Office [Versionsnummer]\XLStart und/oder im Benutzerkonto unter %userprofile%\Anwendungsdaten\Microsoftxcel\XLStart (Windows XP). Bei Windows Vista und 7 lautet dieser Pfad %userprofile%\AppData\Roaming\Microsoftxcel\XLStart. Eine „Mappe.xlt“ im Programmordner hat dabei immer Vorrang gegenüber einer Version im Benutzerordner. Alles zu Microsoft auf CIO.de

Vorlagen von Microsoft:
Diese XLT-Dateien finden Sie in einem deutschsprachigen Office im Ordner %programfiles%\Microsoft Office\Templates.

Mappen mit dem Dateityp "Vorlage" speichert Excel automatisch in dem Ordner "Templates".
Mappen mit dem Dateityp "Vorlage" speichert Excel automatisch in dem Ordner "Templates".

Benutzervorlagen:
Selbst erstellte XLT-Dateien werden bei Windows XP im Ordner %userprofile\Anwendungsdaten\Microsoft\Templates gespeichert. Bei Windows Vista und 7 finden Sie sie im Ordner %userprofile%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates. Sie können jede beliebige Excel-Datei in eine Vorlage umwandeln. Excel wechselt beim Befehl „Speichern unter“ automatisch in den „Templates“-Ordner, sobald Sie beim Dateityp „Mustervorlage“ beziehungsweise „Excel-Vorlage“einstellen.
Wichtig: Wenn Sie auf eine XLT-Datei im Windows-Explorer doppelklicken, laden Sie nicht etwa das Original, sondern nur eine Kopie. Wenn Sie eine Vorlagendatei zum Bearbeiten öffnen wollen, gehen Sie so vor: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die XLT-Datei, und wählen Sie im dann erscheinenden Menü die Option „Öffnen“. Alternativ ziehen Sie die XLT-Datei mit der Maus vom Windows-Explorer direkt ins Excel-Fenster.

2. Wann bringt Excel Vorlagen ins Spiel?
Excel orientiert sich immer an einer Vorlage, sobald Sie eine neue Arbeitsmappe anlegen. Es gibt zwei Methoden, neue Mappen zu erstellen:
Schaltfläche „Neu“: Bis Excel 2003 enthält dessen Standardsymbolleiste die Schaltfläche „Neu“. Nach einem Klick darauf wird der Benutzer nicht gefragt, ob er eine bestimmte Vorlage verwenden will. Trotzdem orientiert sich Excel an einem Vorbild: Es lädt eine neue Arbeitsmappe mit den Vorgaben der „Mappe.xlt“ (siehe Tipp 1). Ist diese nicht vorhanden, hält sich Excel an einige einfache Grundeinstellungen. Excel 2007 bietet die Schaltfläche „Neu“ normalerweise nicht mehr an. Sie können sie aber leicht in der Minisymbolleiste „Schnellzugriff“ aktivieren. Diese befindet sich rechts neben dem Office-Symbol. Über deren kleinen Pfeil finden Sie an oberster Stelle den Eintrag „Neu“. Wenn Sie ihn per Mausklick aktivieren, erweitern Sie den „Schnellzugriff“ um die Schaltfläche „Neu“. Dateien, die Sie über „Neu“ erstellen, erhalten einen Namen nach dem Muster „Mappe1.xls“, „Mappe2.xls“ und so fort und die Formatvorgaben der „Mappe.xlt“.

Menü „Datei, Neu“: Wenn Sie das Menü „Datei, Neu“ verwenden (Excel 2007: Office-Knopf, „Neu“), geht Excel davon aus, dass Sie nicht die Standardvorlage „Mappe.xlt“ als Basis für Ihre neue Datei verwenden möchten. Deshalb bietet es eine ganze Palette unterschiedlicher Vorlagen an. Wie die Vorlagen angezeigt und organisiert werden, hat sich in den Excel-Versionen 2000 bis 2007 stark geändert. Im Prinzip aber handelt es sich immer um für Excel mitgelieferte Vorlagen, um vorproduzierte Vorlagen des Benutzers und schließlich um Vorlagen, die es bei Microsofts Internetdienst „Office Online“ gibt. Sobald Sie sich für eine Datei entscheiden, übernimmt Excel alle Einstellungen der XLT-Basis in die neue Arbeitsmappe. Der Dateiname lautet automatisch wie die Vorlage, ergänzt um eine fortlaufende Zahl, also etwa „Rechnung1.xls“.