Rechtssicherheit und Compliance
Welche E-Mail vor Gericht zählt
Sascha Alexander ist seit vielen Jahren als Redakteur, Fachautor, Pressesprecher und Experte für Content-Strategien im Markt für Business Intelligence, Big Data und Advanced Analytics tätig. Stationen waren unter anderem das Marktforschungs- und Beratungshaus BARC, die "Computerwoche" sowie das von ihm gegründete Portal und Magazin für Finanzvorstände CFOWORLD. Seine Themenschwerpunkte sind: Business Intelligence, Data Warehousing, Datenmanagement, Big Data, Advanced Analytics und BI Organisation.
Bislang wurden in Rechtsstreitigkeiten zumeist Ausdrucke (unsignierter) E-Mails als Dokumentation elektronischer Kommunikation vorgelegt. Auch wenn es sich hierbei nicht um (unterzeichnete) schriftliche Urkunden oder ihnen gleichgestellte elektronische Dokumente mit entsprechendem Beweiswert im Sinne des Zivilprozessrechts handelt, ist ein Richter an Existenz, Inhalt und die Person des Erklärenden bereits dann gebunden, wenn der Gegner nicht bestreitet, eine Erklärung dieses Inhalts per E-Mail abgegeben zu haben.
Ausspähen und Fälschen
Die qualifizierte elektronische Signatur als solche (mit Verschlüsselungsvorgaben zur Gewährleistung der Integritätsprüfung) wird im konkreten Prozess insbesondere dann besondere Bedeutung erlangen, wenn die Integrität, Existenz oder die Zurechnung zum Verfasser bestritten wird. Erklärt eine Partei im Prozess, eine E-Mail nie erhalten zu haben, so handelt es sich um ein Zugangsproblem, das bei postalischer Briefbeförderung schon lange bekannt ist: die Beweislast für den Zugang trifft in diesem Fall den Absender.
Hier könnte eine qualifizierte elektronische Signatur nur dann Abhilfe schaffen, wenn der Empfänger automatisiert eine qualifiziert elektronisch signierte Rückmail (Antwortmail unter Beifügung des ursprünglichen Textes) absetzt, was juristisch eine sog. Empfangsbekenntnis darstellt oder sich eines "elektronischen Einschreibens" bedient.
Erklärt eine Partei im Prozess, eine E-Mail nie versendet zu haben, so wird sie zur Plausibilisierung vortragen müssen, wie der Empfänger dennoch zu dieser Mail gekommen ist. Hier sind im wesentlichen zwei Fälle denkbar: zum einen kann der Zugang unerlaubt benutzt worden sein (Ausspähen des Passworts durch einen Dritten etc.), zum anderen kann sich der Empfänger die E-Mail „ausgedacht“ haben (Totalfälschung). An dieser Stelle kann eine qualifizierte elektronische Signatur die Rechtsposition deutlich stärken.
Für Dokumente, für welche keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen, ist unabhängig davon stets zu entscheiden, ob diese dennoch im eigenbetrieblichen Interesse elektronisch aufbewahrt werden sollten.