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Social Collaboration

Wie ein Tool Volkswagen verändert

Heinrich Vaske ist Chefredakteur der COMPUTERWOCHE und verantwortlich im Sinne des Presserechts (v.i.S.d.P.). Seine wichtigste Aufgabe ist die inhaltliche Ausrichtung der Computerwoche - im Web und in der Zeitschrift. Vaske verantwortet außerdem inhaltlich die Sonderpublikationen, Social-Web-Engagements und Mobile-Produkte der COMPUTERWOCHE und moderiert Veranstaltungen. Weitere Interessen: der SV Werder Bremen, Doppelkopf und Bücher - etwa die von P.G. Woodhouse.
Unter dem Schlagwort Social Collaboration (SC) etablieren Unternehmen eigene Plattformen, die den Austausch zwischen einzelnen Mitarbeitern, Fachabteilungen und Hierarchien grundlegend verändern. Am Beispiel von "Group Connect" des Volkswagen-Konzerns zeigt sich, dass zum Erfolg solcher Projekte mehr gehört als nur eine funktionierende Software.

Mit der vernetzten Arbeitswelt verändern sich die Anforderungen an eine zeit- und ortsunabhängige Zusammenarbeit. Das zeigt sich heute ebenso beim Freiberufler, der den Projektfortschritt mit seinem Auftraggeber in einem Video Call bespricht, wie beim Global Player, dessen Fachabteilungen in weltweiten Teams arbeiten. In Unternehmen, deren Niederlassungen über den Globus verteilt sind, hat sich allerdings an den einzelnen Standorten oft eine über Jahre gewachsene Silo-Mentalität eingeschlichen. Ein Dialog oder Wissenstransfer zwischen den eigenen Experten findet im schlechtesten Fall kaum bis gar nicht statt. So bleiben wertvolle Synergieeffekte und Innovationspotenziale ungenutzt.

Kürzere Entwicklungszyklen und technische Innovationen können Volkswagen helfen, zukunftsfähig zu bleiben. Dazu sind neue Formen der Zusammenarbeit ein Schlüssel.
Kürzere Entwicklungszyklen und technische Innovationen können Volkswagen helfen, zukunftsfähig zu bleiben. Dazu sind neue Formen der Zusammenarbeit ein Schlüssel.
Foto: nikshor - Shutterstock.com

Auch im Volkswagen-Konzern gab es eine ähnliche Situation. Um die Strukturen aufzubrechen, gab die Konzern-IT 2013 den Startschuss für den Aufbau einer eigenen Social-Collaboration-Plattform: Group Connect. Sie ist das Werkzeug, um Silos einzureißen und zunächst die Zusammenarbeit der über 11.000 IT-Mitarbeiter aus den verschiedenen Ländern, Marken und Fachabteilungen zu fördern.

Interoperabilität und Usability sind entscheidend

Wer Social Collaboration erfolgreich im Unternehmen einführen will, sollte einige Dinge beachten. Am Anfang steht die Suche nach einer geeigneten Lösung, die zu den eigenen Strukturen passt. Dabei muss das Rad nicht neu erfunden werden: Es gibt mittlerweile verschiedene Standardlösungen, die keine zeit- und kostenintensive Anpassungen benötigen. Nach einem umfangreichen Evaluationsprozess fiel die Wahl der Group IT auf die Anwendung Jive, die alle funktionalen Anforderungen erfüllte. Darüber hinaus stellt sie eine entsprechende Schnittstelle für den Representational State Transfer (REST) bereit sowie Konnektoren zum unkomplizierten Einbinden in die bestehenden Systeme.

Dabei ist die Interoperabilität mit der internen Infrastruktur zwar wichtig, aber nicht allein erfolgsentscheidend. Vor allem auf die soziale Komponente kommt es an. Mit dem Aufbau von Social Collaboration im Unternehmen geht in der Regel ein kultureller Wandel einher. Im Mittelpunkt stehen die Nutzer, ohne deren aktive Anteilnahme es nicht funktioniert. Es ist wichtig, den Mitarbeitern den Einstieg in das Tool so einfach wie möglich zu machen.

Hier kommt die Usability ins Spiel. Die gängigen SC-Lösungen korrespondieren in der Regel mit dem Look and Feel von Social-Media-Netzwerken, die wiederum eine intuitive Bedienbarkeit mitbringen. Mit der Usability steht und fällt der Erfolg für Social Collaboration im Unternehmen. Wenn Zugangshürden und Nutzerführung zu komplex ausfallen, bleiben die Teilnehmer fern und das Projekt ist zum Scheitern verurteilt.

Um sicherzustellen, dass die Funktionen nutzerfreundlich sind, hat die Group IT von VolkswagenVolkswagen vorab eine Testgruppe mit Mitarbeitern aus unterschiedlichen Fachbereichen und Hierarchieeben zusammengestellt. Sie prüften Group Connect auf seine Alltagstauglichkeit. Durch kleinere Anpassungen der Oberflächen, beispielsweise im Wording, der Reihenfolge und der Anordnungsstruktur fügt sich das Tool nun in das Corporate Design und die internen Strukturen ein. Top-500-Firmenprofil für Volkswagen

Nutzer muss eigenen Vorteil erkennen

Social Collaboration ist kein Selbstläufer, es braucht gerade in komplexen Konzernstrukturen seine Zeit. Die Organisatoren müssen in jedem Fall aktiv auf die Nutzer zugehen und für das Tool werben. Eine Informationsoffensive auf allen Ebenen entscheidet mit über den Erfolg. Dem Start von Group Connect sind verschiedene Maßnahmen vorausgegangen, um das Tool in der Volkswagen-Group-IT bekannt zu machen. Dafür eignen sich bereits bestehende interne Kanäle wie Mitarbeiterzeitungen, Intranet oder Plakate und Newsletter. Der Schlüssel zum Erfolg: Die MitarbeiterMitarbeiter müssen die Vorteile für sich und ihre tägliche Arbeit erkennen. Top-Firmen der Branche Automobil

Social Collaboration dient in erster Linie dazu, die Kommunikation zwischen Mitarbeitern zu verbessern und so die aktive Zusammenarbeit zu fördern. In Foren sind Diskussionen leichter zu verfolgen und führen durch den direkten Austausch zu schnelleren Entscheidungen. Eine solche "Unterhaltung" via E-Mail zu verfolgen, wird bei mehreren Teilnehmern allein durch die Vielzahl einzelner Nachrichten schon nach wenigen Beiträgen unübersichtlich.

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