Analysten-Kolumne

Wie Firmen den Posteingang automatisieren

06. Mai 2009
Von Michael  Schiklang
Posteingangssysteme senken Bearbeitungskosten und vereinfachen Zustellung sowie Archivierung. Manuelle Bearbeitung verursacht dagegen viel Aufwand. Wie automatische Systeme arbeiten und was man bei einem Einführungsprojekt unbedingt beachten muss.
"Automatische Systeme zur Posteingangsbearbeitung helfen bei der Identifikation des Empfängers und der korrekten Zustellung der Korrespondenz" sagt Michael Schiklang, Analyst am Business Application Research Center (BARC).
"Automatische Systeme zur Posteingangsbearbeitung helfen bei der Identifikation des Empfängers und der korrekten Zustellung der Korrespondenz" sagt Michael Schiklang, Analyst am Business Application Research Center (BARC).

Gerade in den vergangenen Jahren gewinnt das Thema automatische Posteingangsbearbeitung immer mehr an Bedeutung. Grund hierfür ist die immer höher werdende Erkennungsgenauigkeit der Systeme und das Bewusstsein von Unternehmen, dass die teilweise Automatisierung von Prozessen erhebliche Qualitäts- und Zeitvorteile mit sich bringen sowie Kosten senken.

In vielen Unternehmen ist die manuelle Bearbeitung der Eingangspost mit viel Aufwand verbunden . Die Poststelle muss die Briefe den richtigen Empfängern zuordnen und zustellen. Briefe, welche einen konkreten Empfänger besitzen (z. B. Herr Müller/ Mustermann AG) können meist direkt ausgeliefert werden.

Schwieriger ist die Zustellung von Korrespondenz, welche an keinen direkten Empfänger adressiert wurde. Hier muss die zentrale Poststelle eine inhaltliche Zuordnung der Post vornehmen, um den jeweiligen Geschäftsvorfall und den entsprechenden Sachbearbeiter zu identifizieren. Zwar ist dieses Unterfangen relativ einfach, wenn die Korrespondenz einen standardisierten Geschäftsvorfall adressiert (z.B. Beschwerde, Bestellung, Bewerbung), jedoch ist oftmals unklar wer seltene Fälle aufgrund seiner Zuständigkeit und Kompetenz bearbeiten muss.

Die manuelle Posteingangsbearbeitung ist mitunter mit zwei zentralen Nachteilen verbunden. Einerseits verursachen die Sortierung und die Zustellung der Post einen nicht zu unterschätzenden Aufwand. Andererseits kann die manuelle Bearbeitung abhängig von den Organisationsstrukturen zu einer langen Liegezeit der Post führen. Da die Korrespondenz fast immer Inhalte enthält, welche zur Abarbeitung von Geschäftsvorfällen benötigt wird, können Prozesse stagnieren.

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