Wie Konzerne ihre HR-Prozesse digitalisieren

In der schönen neuen Welt der Digitalisierung sollte dem Mitarbeiter der Weg zum Abteilungsdrucker erspart bleiben - und seinem Arbeitgeber unnötige Druckkosten. Selbstverständlich sollte es auch sein, dass alle, die das Unternehmen verlassen, binnen vier Wochen ihr Arbeitszeugnis in der Hand halten. Steht eine Arbeitszeit- oder andere Vertragsänderung an, möchte der Personaler nicht mehr der Führungskraft wegen der fehlenden Unterschrift hinterherlaufen müssen. Wiedervorlage sollte nicht mehr zum aktiven Wortschatz eines PersonalersPersonalers gehören. Alles zu Personalführung auf CIO.de

Der Weg zu effizienten, da standardisierten HR-Prozessen ist noch weit, wie eine Veranstaltung des Münchner Softwareherstellers Aconso mit vier großen Referenzkunden zeigte. Zwar verwenden Konzerne wie Siemens Schweiz, Lufthansa, Deutsche Bahn oder BSH Hausgeräte zum Teil bereits seit Jahren digitale Personalakten, beginnen aber erst jetzt, auch die damit verbundenen Services wie Gehaltsabrechnung oder Zeugniserstellung Schritt für Schritt zu digitalisieren.

Abschied vom Gehaltszettel

Bevor Unternehmen die Vorteile digitaler HR-Prozesse für sich nutzen können, müssen sie ihre Systeme vereinheitlichen. Für einen Konzern wie die Lufthansa mit über 120.000 Mitarbeitern in 150 Ländern und weit über 100 verschiedenen HR-Systemen ist es im Moment noch nicht möglich, sich per Knopfdruck einen Überblick über Personalbedarf und -kosten in den einzelnen Landesgesellschaften zu verschaffen. "Unser Ziel ist es, bis 2020 eine einheitliche Datenbasis aufzubauen. Alle HR-Prozesse, vom Onboarding bis zum Ausscheiden eines Mitarbeiters, sollen im System abgebildet werden", gab Michael Brass, verantwortlicher HR IT Architect bei Lufthansa Global Business Services, das Ziel vor. Lediglich Zeitwirtschaft und Gehaltsabrechnung sollen nicht standardisiert werden, da man hier auf die Besonderheiten in einzelnen Ländern Rücksicht nehmen muss.

In einem Monat sollen die ersten 40.000 der insgesamt 60.000 Lufthansa-Mitarbeiter in Deutschland auf Dokumente wie Vergütungsabrechnung, Lohnsteuerjahresbescheinigung oder Reisekostenabrechnung digital zugreifen können. Die Zeiten, in denen einer aus jeder Abteilung die Gehaltsabrechnungen aus dem Postfach holt und unter den Kollegen verteilt, sollen endgültig vorbei sein. "Davon versprechen wir uns geringere Kosten, schnellere Services und einen Beitrag zum Employer Branding ", erklärte Brass. Aconso-Gründer und CEO Ulrich Jänicke unterstrich, dass das Sparpotenzial für die Unternehmen umso größer ist, je mehr Dokumente sie digital vorhalten: "Ziel ist, dass der Mitarbeiter kein Bedürfnis mehr hat, irgendetwas auszudrucken, da er jederzeit und von überall her einen gesicherten Zugriff auf die Dokumente hat."

Auch Siemens Schweiz, mit knapp 6000 Mitarbeitern in über 700 Tochtergesellschaften einer der größten industriellen Arbeitgeber der Schweiz, hat sich in Sachen digitale HR große Ziele gesetzt. Kai Berger verantwortet die dortigen Human Resources Services und hat gelernt, dass Digitalisierung vor allem Überzeugungsarbeit in den eigenen Reihen ist. Personaler begegneten Standards und automatisierten Prozessen oft skeptisch, zumal damit etliche ihrer Aufgaben wegfallen und sie Angst um ihren Arbeitsplatz haben.