ECM & Return on Investment

Wie lohnt sich Enterprise Content Management?

14.10.2015
Anzeige  Der Einsatz eines ECM-Systems (Enterprise Content Management) zur Dokumenten- und Prozessverwaltung entwickelt sich immer mehr zum Standard. ECM-Systeme werden mittlerweile beinahe ebenso häufig eingesetzt wie ERP-Systeme. Doch was bringt ECM wirklich?

In unserem Beitrag erfahren Sie, wie ECM für die Geschäftsbereiche Personalmanagement, Qualitätsmanagement und Vertragsmanagement sowie der Rechnungsbearbeitung in digitaler Form einen ganzheitlichen Umgang mit Prozessen, Daten und Dokumenten im gesamten Unternehmensumfeld ermöglicht.

Wie können Sie Ihre Geschäftsprozesse rund um die Bearbeitung von Eingangsrechnungen effizienter gestalten?

Hier kann ein ECM-System leicht Abhilfe für die Umgestaltung, Beschleunigung und Automatisierung Ihrer Rechnungsbearbeitungsprozesse schaffen. Eingangsrechnungen, die aus unterschiedlichen Quellen stammen, werden im elektronischen Repository erfasst und mit einer selbstlernenden OCR-Engine automatisch indexiert. Die Nutzung der Prozess-Engine beschleunigt die Genehmigung von Dokumenten. Zudem werden Daten aus allen Projektphasen an einem Ort gesammelt. Deshalb bewährt sich der Einsatz von ECM insbesondere bei der Optimierung von gemeinschaftlich genutzten Buchhaltungszentren, die durch mehrere Unternehmensgruppen verwendet werden, bei denen große Transaktionsvolumina anfallen und mehrere ERP-Systeme integriert sind. Weitere Infos finden Sie hier.

Welche Vorteile bietet Comarch ECM mit der digitalen Personalakte?

Vor allem Unternehmen, die mehrere hundert oder tausend Mitarbeiter beschäftigen und großen Wert auf die Optimierung ihrer HR-Prozesse legen, sind ECM-Systeme ein effektives Instrument. Die Anwendung ermöglicht die Ablösung papiergebundener Mitarbeiterakten durch elektronische Akten. Hierdurch wird die Suche nach Dokumenten im Arbeitsalltag vereinfacht und es kann eine Vorschau dieser Dokumente aufgerufen werden. Da Führungskräfte zudem schnellen Zugriff auf wichtige Informationen erhalten, sind direkte Nachfragen bei der HR-Abteilung nicht mehr notwendig. Wegen der Dokumentendigitalisierung laufen die HR-Prozesse unabhängig von der Übermittlung papiergebundener Originaldokumente ab. Der schnelle und einfache Zugriff auf digitale Informationen ermöglicht gleichzeitig die Senkung von Kosten, die für die Übermittlung und Archivierung von Dokumenten in Papierform anfallen. Dies hat eine große Bedeutung insbesondere bei zahlreichen weit verteilten Standorten, z. B. bei Handelsketten. Weitere Infos finden Sie hier.

Wie können Sie im Bereich Qualitätsmanagement in Ihrem Unternehmen Dokumente und Prozesse optimieren?

Durch ein ECM-System werden alle qualitätsbezogenen Unterlagen eines Unternehmens in einer zentralen Datenbank verwaltet. Die Mitarbeiter der Qualitätssicherung sowie die Mitarbeiter anderer Abteilungen erhalten so schnellen Zugriff auf die gesamte Qualitätsdokumentation, wodurch die Suche nach benötigten Dokumenten deutlich vereinfacht wird. Automatische Erstellungs- und Genehmigungswege ermöglichen eine schnelle Freigabe und Umsetzung von Dokumenten. Gleichzeitig kann überprüft werden, ob die Mitarbeiter sich mit neuen Vorschriften und Bestimmungen bereits vertraut gemacht haben. Comarch ECM unterstützt auch Prozesse rund um die Durchführung von internen Audits, Korrektur- und Präventionsmaßnahmen sowie die Verwaltung von Umweltaspekten. Zudem ermöglicht die Lösung die standardmäßige Ausführung dieser Prozesse sowie eine zentrale Ablage prozessbasierter Dokumente. Weitere Infos finden Sie hier.

Ihre Prozesse im Bereich Vertragsmanagement sind zu zeitintensiv und zu teuer?

Digitales Vertragsmanagement mit Comarch ECM ermöglicht die Implementierung eines sicheren und einheitlichen Vertragsregisters. Mitarbeiter, u.a. der Beschaffungs- und Buchhaltungsabteilung, können benötigte Vertragsbestimmungen schnell auffinden und überprüfen. Mittels Workflowmechanismus können Genehmigungsprozesse für Verträge elektronisch abgewickelt werden. Dies bringt Zeitersparnisse und erhöht die Sicherheit, bspw. bezüglich der fristgemäßen Unterzeichnung von Verträgen Unternehmensinterne Kosten werden dank des automatisierten Dokumentenumlaufes und der Verringerung papiergebundener Inhalte minimiert. Darüber hinaus erlaubt das Benachrichtigungs- und Reportingsystem eine terminliche Überwachung wichtiger Fristen und auslaufender Verträge. Weitere Infos finden Sie hier.

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