Produktivität

Wie Mitarbeiter Zeit verschwenden

29. Juli 2014
Von Kristin Schmidt
Eine Studie zeigt, wie Angestellte ihre Zeit vergeuden - und was Chefs dagegen tun können.
Lesen Sie wie Sie tote Zeit effektiv nutzen.
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Foto: Sikov - Fotolia.com

Sie warten auf eine Anweisung vom Chef, ohne die Sie nicht weiterkommen. Der Drucker braucht neues Papier, doch wo liegt das eigentlich? Und die E-Mail des Kollegen? Unverständlich. Erst nach mehrmaligem Nachfragen wird Ihnen klar, was er meinte.

Solche Situationen ereignen sich in deutschen Büros und Fabrikhallen täglich tausendfach. Zeit wird vergeudet - für Aufgaben, die weder Ihnen noch Ihrem Arbeitgeber etwas bringen.

Laut der Managementberatung Factor P verbringen Mitarbeiter mehr als 40 Prozent ihrer Arbeitszeit mit solchen nicht-wertschöpfenden Aufgaben. Dies ist das Ergebnis einer Studie unter 110 mittelständischen Produktionsunternehmen. Dafür analysierten die Berater 300 Arbeitsprozesse auf unterschiedlichen Hierarchieebenen, insgesamt wurden dabei 2.400 Arbeitsstunden betrachtet.

Immerhin: Gewerbliche Mitarbeiter arbeiten 60 Prozent ihrer Schicht wertschöpfend. Bei Angestellten, die administrativ arbeiten, war es gerademal etwas mehr als die Hälfte. Bei beiden Gruppen geht vor allem durch Informationsbeschaffung Arbeitszeit verloren. Das macht bei zu 30 Prozent der nicht-wertschöpfenden Arbeitszeit aus. Bei den gewerblichen Arbeitern folgen dann: 24 Prozent für Wege und TransportTransport, 23 Prozent Mehrarbeit an Anlagen und dem Produkt wegen mangelnder Standards und Qualitätsprobleme. 12 Prozent sind die Arbeiter mit Warten beschäftigt, weil zum Beispiel Anweisungen fehlen. Top-Firmen der Branche Transport

Bei den Angestellten im Büro geht ein Viertel der nicht-wertschöpfenden Arbeitszeit für Mehrarbeit drauf, die durch unzureichende Definitionen von Rollen und Verantwortlichkeiten entstehen. 14 Prozent brauchen sie für Fehleranalyse und Fehlerkorrektur. Unnötige Dokumentation nimmt acht Prozent in Anspruch.

Und auch auf der Führungsebene kommt es zu fragwürdiger Zeitverteilung. Laut Studie führen Vorgesetzte nur 13 Prozent ihrer Arbeitszeit. Etwa ein Viertel ihres Tages verbringen sie mit Planung und Verwaltung. 22 Prozent investieren sie in operative Arbeit, wenn an der Linie etwa eine Störung behoben werden muss, der Arbeiter dazu aber nicht ausgebildet ist. 11 Prozent entfällt auf passives Steuern, indem sie auf ungeplante Vorkommnisse reagieren.

Natürlich ist es unmöglich, ausschließlich Arbeiten zu erledigen, die direkt auf die Wertschöpfung einzahlen. Allerdings besteht Optimierungsbedarf. Gerade Mittelständler seien häufig schnell gewachsen, heißt es in der Studie. Die Anpassung von Prozessen sei dabei der Befriedung der steigenden Nachfrage zum Opfer gefallen. Daraus können Probleme entstehen. Zum Beispiel beförderte Kollegen, die nicht zur Führungskraft taugen oder Prozesse, die sich nicht ändern - weil man es schon immer so gemacht hat.

Das Aufbrechen genau solcher Denkmuster ist Voraussetzung, um effizienter zu arbeiten. Prozesse müssen neu strukturiert und standardisiert werden, Verantwortlichkeiten eindeutig verteilt, Mitarbeiter wie auch Führungskräfte weiterqualifiziert werden. "Seine Ziele erreicht man nicht, in dem man auf Vorgänge reagiert, sagt Factor P-Geschäftsführer Alexander Maier, "sondern proaktiv agiert".

(Quelle: Wirtschaftswoche)