Ratgeber E-Mail-Archivierung

Wie Sie das passende E-Mail-Archiv finden

30. Juli 2008
Von Maximilian Gantner und
Martin Böhn ist Head of Enterprise Content Management (ECM) am Business Application Research Center (BARC). Er berät als Senior Analyst nationale und internationale Unternehmen unterschiedlicher Größen und Branchen in den Bereichen Strategiedefinition, Prozessmanagement und Software-Auswahl. Zu den Themenstellungen hat er zahlreiche Beiträge veröffentlicht und ist ein gefragter Fachreferent.
Produkte für Verwaltung der elektronischen Post unterscheiden sich stark. Anwender sollten insbesondere auf Funktionen für die Indizierung, Ablage und Konvertierung achten.

Eine E-Mail-Archivierung sollte mehr als eine bloße Ablage elektronischer Nachrichten sein. Viele in den Archivdaten steckende Geschäftsinformationen blieben sonst ungenutzt. Daher sollte Unternehmen ihre E-Mails stets kontextbezogen ablegen und angemessen verschlagworten, um Unterlagen später suchen und vor allem finden zu können. Hierbei gibt es zwei unterschiedliche Archivierungsansätze: Bei der Client-seitigen Archivierung entscheidet allein der Anwender, welche E-Mails ins Archiv kommen.

Die Einbindung der Archivierungslösung erfolgt in diesem Szenario üblicherweise über eine zusätzliche Symbolleiste oder ein erweitertes Kontextmenü in MicrosoftMicrosoft Outlook oder IBMIBM Lotus Notes. Der Bearbeiter kann seine E-Mails manuell um Indexinformationen ergänzen oder sie direkt über einen Speicherbefehl an die vorgesehene Stelle im Archiv ablegen. Dieses Verfahren verschafft dem Anwender zwar eine große Flexibilität, birgt aber die Gefahr, dass wichtige E-Mails versehentlich nicht archiviert werden. Alles zu IBM auf CIO.de Alles zu Microsoft auf CIO.de

Der zweite Ansatz ist die Archivierung auf dem E-Mail-Server. Mit Hilfe vordefinierter Regeln werden sämtliche ein- und ausgehenden E-Mails überprüft und noch vor der Zustellung archiviert. Auf diesem Weg bleiben zwar keine Nachrichten unberücksichtigt, allerdings ist meist nur eine automatische Indexierung möglich, was die Qualität der Klassifikation schmälern kann.

Als Mischform existieren verschiedene regelbasierte Ablageformen, bei welchen die Inhalte zuerst in die Postfächer zugestellt und erst in einem zweiten Schritt nach bestimmten Regeln abgelegt werden. Solche Regeln können beispielsweise festhalten, wie lange E-Mails im Posteingang bleiben dürfen ("Alles älter als zwei Wochen wird archiviert"), in welchen Ordnern im Posteingang sie liegen sollen oder welche Größe sie nicht überschreiten dürfen.

Nicht alle unterstützten GroupWise

Die beschriebenen Ansätze werden von den meisten in der aktuellen Studie "E-Mail-Management" des Business Application Research Center (Barc) getesteten Systemen für E-Mail-Archivierung unterstützt. Nur der Anbieter Rent a Brain setzt mit seinem Produkt "iMarc" ausschließlich auf den Server-basierenden Ansatz. Gemein ist allen getesteten Produkten, dass sie sich mit Microsoft Exchange und IBM Lotus Notes einsetzen lassen, wenn sich auch im Detail unterschiedliche Möglichkeiten zur E-Mail-Archivierung finden. Die Unterstützung für Novell Groupwise ist hingegen begrenzt. So lassen sich mit dieser Groupware nur die Systeme "inboxx" von GFT inboxx GmbH, der "Email Manager" von IBM FileNet, iMarc von rent a brain sowie "e.M@ilia for windream" vom Anbieter Windream einsetzen.