E-Mail-Archivierung und Checklisten

Wie Sie E-Mails richtig aufbewahren

Thorsten Brand ist Senior-Berater beim Beratungshaus Zöller & Partner aus Sulzbach/Taunus.
Ob E-Postbrief, signierte E-Mails oder normale Mails - eines bleibt heute wie künftig ein Thema für Unternehmen: E-Mails enthalten relevantes Wissen und müssen aus rechtlichen und betriebsinternen Gründen aufbewahrt werden.

Eine elektronische Nachricht kann steuerrelevant sein, einen Handelsbrief darstellen oder Rechte und Pflichten für das Unternehmen begründen. Beispiele dafür sind Buchungsanweisungen, Rechnungen, vertragsbegleitende Unterlagen, Produktspezifikationen, Protokolle und vieles mehr. E-Mails sind daher nach Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung geordnet aufzubewahren. Viele Unternehmen tendieren deshalb dazu, ihre gesamte E-Mail-Kommunikation mit Ausnahme ausgefilterter Spam-E-Mails zu archivieren. Umgesetzt wird das indes unterschiedlich:

  • Anwendergetriebene E-Mail-Archivierung bedeutet: Der Benutzer entscheidet situativ, welche E-Mail in welche Archivbereiche (Aktenstrukturen, Bereichsarchive, etc.) mit welchen Indexwerten abgelegt werden soll. Das E-Mail-Archivsystem kann ihn hierbei durch Automatismen bei der Indexierung unterstützen.

  • Systemgetriebene E-Mail-Archivierung bedeutet, dass die Archivierung ohne Anwendereingriff regelbasiert und automatisch abläuft.

Anwender- und systemgetriebene Mail-Archivierung decken unterschiedliche Anforderungen ab und ergänzen sich daher häufig in der Praxis, da nur die systemgetriebene Archivierung die rechtliche Anforderung an die Vollständigkeit sicher abdeckt. Geordnet ist das dann in der Regel aber nicht, daher wird zusätzlich die anwendergetriebene Archivierung eingesetzt.

Relevante E-Mails

Ein häufiges Problem ist die Trennung zwischen relevanten und nicht relevanten E-Mails. Relativ einfach ist diese Festlegung bei Rechnungen oder Buchungsbelegen, da hier Aufbewahrungspflicht besteht. Schwieriger wird es bei Korrespondenzen: Anwender können oft nicht bewerten, ob eine E-Mail mit erhaltenen oder getroffenen Aussagen für das Unternehmen relevant ist. Manchmal ergibt sich das erst im Rahmen des beliebten E-Mail-Pingpongs. Anderes Beispiel: Wenn ein Anwender eine gesendete E-Mail in der elektronischen Akte abgelegt hat, und es kommt doch noch eine Antwort, dann muss diese vielleicht auch noch abgelegt werden.

Das führt bei den Anwendern dazu, E-Mails nur in E-Mail-Ordnern mit grober Struktur abzulegen, aber nur unregelmäßig oder gar nicht in den elektronischen Akten. Hier helfen Arbeitsanweisungen und Funktionen, die den Aufwand der Ablage verringern, wie Vorschlagswerte oder Übernahme von E-Mail-Feldern in Indexfelder. Empfehlenswert ist die Kombination aus dieser anwendergetriebenen Ablage mit der systemgetriebenen Ablage, um die Vollständigkeit sicherzustellen.

E-Mail-Rechnungen

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 sind die umsatzsteuerlichen Regeln für elektronische Rechnungen deutlich vereinfacht worden. Elektronische Rechnungen dürfen damit im E-Mail-Body enthalten sein, auch die Rechnung als PDF-Attachment ist zulässig. Es werden keine besonderen Anforderungen an die Übermittlung gestellt, so dass das vorhandene E-Mail-System leicht genutzt werden kann.

Für die Aufbewahrung wird ohne technische Vorgaben auf die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) verwiesen. Nur einen Papierausdruck aufzubewahren reicht allerdings nicht, auch wenn dies Kleinunternehmen oft so machen. Dies führt zwar nicht zur Aberkennung der Vorsteuer, doch kann Verzögerungsgeld verhängt werden, da die Rechnungen nicht im elektronischen Format vorgelegt werden können. Sortieren in Ordnerstrukturen und regelmäßiges Brennen auf CD/DVD ist die Minimallösung.

Oft diskutiert wird die Frage, ob ein E-Mail-Body aufbewahrt werden muss, wenn die Rechnung selbst im E-Mail-Attachment enthalten ist. Die Rechtsgrundlagen geben hierüber keine Auskunft. Als Buchungsbeleg reicht zwar das Attachment aus, allerdings will man oft betriebsintern nachvollziehen, wann und über welchen Weg eine Rechnung im Unternehmen eingetroffen ist. Die-se Informationen sind nur im E-Mail-Header enthalten.