Enterprise Content Management

Wie Sie gerichtsrelevante Dokumente archivieren

Heinrich Vaske ist Chefredakteur der COMPUTERWOCHE und verantwortlich im Sinne des Presserechts (v.i.S.d.P.). Seine wichtigste Aufgabe ist die inhaltliche Ausrichtung der Computerwoche - im Web und in der Zeitschrift. Vaske verantwortet außerdem inhaltlich die Sonderpublikationen, Social-Web-Engagements und Mobile-Produkte der COMPUTERWOCHE und moderiert Veranstaltungen. Weitere Interessen: der SV Werder Bremen, Doppelkopf und Bücher - etwa die von P.G. Woodhouse.
Der Berliner ECM-Spezialist Optimal Systems führt eine Lösung für die sichere digitale Archivierung gerichtsrelevanter Dokumente ein.
Optimal Systems (hier auf der Cebit) kombiniert seine ECM-Produkte mit "Hash-Safe." Dahinter steht ein Langzeitarchivsystem für die Beweiswertsicherung qualifizierter Signaturen.
Optimal Systems (hier auf der Cebit) kombiniert seine ECM-Produkte mit "Hash-Safe." Dahinter steht ein Langzeitarchivsystem für die Beweiswertsicherung qualifizierter Signaturen.
Foto: Optimal Systems

Die Software "OS BeSIG" setzt sich aus dem "Hash-Safe" und dem "M-Doc AutoSigner" der in Fürstenwalde ansässigen Mentana-Claimsoft GmbH sowie der Software "OS ECMECM" von Optimal Systems zusammen. Der Hersteller bietet damit eigenen Angaben zufolge eine Archivlösung an, die standardisierte und gerichtsverwertbare Beweiswerte erstellt und zukunftssicher archiviert. Die beiden Anbieter haben bereits einige gemeinsame Projekte umgesetzt, unter anderem in deutschen Verwaltungen. Alles zu ECM auf CIO.de

Signaturgültigkeit wird überwacht

OS ECM stellt dem Hash-Safe die digitalen Dokumente zur Verfügung, der daraufhin alle Signaturen bei einem Validierungsdienst prüft. Anschließend werden die Signaturdaten im Hash-Safe zusammen mit den Dokumenten im OS ECM gespeichert. Ein Überwachungsdienst beobachtet die Gültigkeit der Signaturen und Hashwerte.

Werden Dokumente erkannt, deren Signaturgültigkeit abläuft, erfolgt eine Benachrichtigung via E-Mail. Die entsprechenden Dokumente beziehungsweise Signaturen werden dann erneut überprüft und mit einem neuen Zeitstempel mit neuer Gültigkeit abgesichert ("ArchiSig"-Verfahren). Damit entfällt das "Nachsignieren" einzelner Dokumente. Die sichere Verwahrung von via De-Mail zugestellten Nachrichten ist mit OS BeSIG nach Angaben des Anbieterduos ebenfalls möglich. (Computerwoche)