Enterprise Content Management
Wie Sie gerichtsrelevante Dokumente archivieren
Foto: Optimal Systems
Die Software "OS BeSIG" setzt sich aus dem "Hash-Safe" und dem "M-Doc AutoSigner" der in Fürstenwalde ansässigen Mentana-Claimsoft GmbH sowie der Software "OS ECMECM" von Optimal Systems zusammen. Der Hersteller bietet damit eigenen Angaben zufolge eine Archivlösung an, die standardisierte und gerichtsverwertbare Beweiswerte erstellt und zukunftssicher archiviert. Die beiden Anbieter haben bereits einige gemeinsame Projekte umgesetzt, unter anderem in deutschen Verwaltungen. Alles zu ECM auf CIO.de
Signaturgültigkeit wird überwacht
OS ECM stellt dem Hash-Safe die digitalen Dokumente zur Verfügung, der daraufhin alle Signaturen bei einem Validierungsdienst prüft. Anschließend werden die Signaturdaten im Hash-Safe zusammen mit den Dokumenten im OS ECM gespeichert. Ein Überwachungsdienst beobachtet die Gültigkeit der Signaturen und Hashwerte.
Werden Dokumente erkannt, deren Signaturgültigkeit abläuft, erfolgt eine Benachrichtigung via E-Mail. Die entsprechenden Dokumente beziehungsweise Signaturen werden dann erneut überprüft und mit einem neuen Zeitstempel mit neuer Gültigkeit abgesichert ("ArchiSig"-Verfahren). Damit entfällt das "Nachsignieren" einzelner Dokumente. Die sichere Verwahrung von via De-Mail zugestellten Nachrichten ist mit OS BeSIG nach Angaben des Anbieterduos ebenfalls möglich. (Computerwoche)