Kosten für Besprechungen steigen um 15 Prozent pro Jahr

Wie Sie Meetings billiger und besser machen

02. Januar 2009
Christiane Pütter ist Journalistin aus München. Sie schreibt über IT, Business und Wissenschaft. Zu ihren Auftraggebern zählen neben CIO und Computerwoche mehrere Corporate-Publishing-Magazine, vor allem im Bereich Banken/Versicherungen.
Mit dem verschärften Zwang zum Sparen geraten die Kosten von Veranstaltungen und Konferenzen in den Blick der Entscheider. Wer Meeting-Management zentralisiert und mit IT unterstützt, kann bis zu neun Prozent sparen. Das geht aus einer aktuellen Studie hervor.
Die Verantwortung für das Meeting-Management ist sehr unterschiedlich geregelt.
Die Verantwortung für das Meeting-Management ist sehr unterschiedlich geregelt.

Sie sollten doch bitte nicht mehr so viele Post-it-Zettel benutzen, die seien so teuer, erklärte der Chef einer mittelständischen Lebensmittelfirma seinen Angestellten. Tipp der Analysten von Aberdeen: Wer sparen will, sollte sein Meeting-Management unter die Lupe nehmen. Das kann Kosten um neun Prozent senken.

Konferenzen und Besprechungen, Teamsitzungen und Kunden-Veranstaltungen - Aberdeen hat Entscheider befragt und ausgerechnet, dass die Kosten für all diese Meetings von 2006 auf 2007 im Schnitt um 15 Prozent gestiegen sind. Daher gehen die Analysten davon aus, dass das Management von Meetings in den Fokus rücken wird. Vergleiche mit früheren Studien belegen: Hatten 2007 noch 30 Prozent der Befragten erklärt, bei ihnen gäbe es kein strategisches Veranstaltungs-Management und das sei auch nicht geplant, sind es in der aktuellen Studie nur noch 14 Prozent.

Umgekehrt geben jetzt 29 Prozent der Entscheider an, ein formales Programm zu planen (2007: 20 Prozent) und 56 Prozent setzen es bereits um (2007: 50 Prozent).

Meeting-Management ist kein bevorzugter Outsourcing-Kandidat.
Meeting-Management ist kein bevorzugter Outsourcing-Kandidat.

Das "Ob" ist dabei jedoch nicht die Frage, es geht vielmehr um das "Wie". Aberdeen hat die Studienteilnehmer unter die Lupe genommen und je nach Erfolg in "Best in class" (Bic), Mittelfeld ("Average") und Schlusslichter ("Laggards") eingeteilt. Dazu ein paar Zahlen: Während die BiCs die Kosten für Meetings und Events um 8,8 Prozent gesenkt haben, kommen das Mittelfeld auf 6,2 Prozent und die Schlusslichter nur auf 2,1 Prozent.

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