Strategisches Meetings-Management

Wie Sie Meetings um 14 Prozent billiger machen

18. November 2009
Von Nicolas Zeitler
Die Kosten von Konferenzen im Griff behalten kann nur, wer standardisiert vorgeht. Unternehmen, die die Kosten für Meetings drücken können, arbeiten laut einer Studie oft mit Planungs-Software. Mit Analyse-Werkzeugen verfolgen sie die Ausgaben nach.

Besprechungen sind ein Kostenfaktor, den viele Firmen gern in den Griff bekommen und eindämmen würden. Bisher gelingt ihnen das nur zum Teil, wie eine weltweite Befragung der Aberdeen Group bei 110 unterschiedlich großen Unternehmen aus mehreren Wirtschaftszweigen ergeben hat.

Dass der Spardruck um sich greift, wird daran deutlich, dass in zwei von drei Firmen die Reise-Budgets pro Mitarbeiter, der an einem Meeting teilnimmt, gesenkt werden. Und jeder zweite gab an, er müsse vor der Planung einer Besprechung Rechenschaft darüber ablegen, was die Konferenz dem Unternehmen bringe und wie viel sie koste.

Im Jahr 2008 hielten die Befragten genau 6,9 Prozent mehr Besprechungen ab als 2007 und gaben dafür auch genau so viel mehr an Geld aus. Für dieses Jahr erwarten die Firmen einen Rückgang der Zahl an Meetings um 6,7 Prozent. Die Kosten sollen gleichzeitig allerdings nur um viereinhalb Prozent sinken. Das würde heißen, dass die Ausgaben pro Sitzung steigen.

Wie viel Geld in den untersuchten Firmen für Besprechungen insgesamt ausgegeben wird oder wie viel eine Konferenz durchschnittlich kostet, haben die Marktforscher nicht erfragt. Klar wird in der unter dem Titel "Strategic Meetings Management. Save the Date, Save Your Budget" veröffentlichten Studie aber, dass Unternehmen, die Besprechungen strukturiert planen und nach bestimmten Grundsätzen ausrichten, leichter dabei sparen können. Die Aberdeen Group nennt das "Strategic Meetings Management Program" (SMMP).