In einem idealen Szenario für ein Arbeitsplatz-Outsourcing ernten Geschäftsorganisationen die Vorteile von kundenzentrierten Workplace Services, während der Anbieter gesunde Margen aus einem stetig fließenden Umsatz erlöst. Doch wie schafft man eine solche Win-Win-Situation für beide Seiten? Bis zu einem gewissen Maß lässt sich das Ergebnis eines Workplace-Outsourcing-Projekts vorhersagen. Der Erfolg hängt aber von vielen Faktoren ab, die die Beteiligten bereits im Vorfeld eines Projektes berücksichtigen können und müssen.

Standardisierung

Nahezu alle Organisationen glauben, dass ihre Anforderungen an die Arbeitsplatzumgebung einzigartig sind und daher besondere Überlegungen notwendig machen. Dieser Glaube sollte jedoch hinterfragt werden: Sind die eigenen Ansprüche tatsächlich derart speziell? Die Erfahrung zeigt, dass die große Mehrheit der Unternehmen die gleichen Kerndienstleistungen benötigen. Andererseits darf man aber auch nicht alles über einen Kamm scheren. Manche Geschäftsbereiche könnten tatsächlich spezifische Anforderungen aufweisen.

Der Börsenhandel, entfernte Produktionsstätten oder die Compliance-Mitarbeiter könnten tatsächlich auf ihre Bedürfnisse maßgeschneiderte Dienstleistungen verlangen. Spezielle Anforderungen, die über die Möglichkeiten standardisierter Angebote hinausgehen, müssen im Dienstleistungsvertrag, der zwischen Anbieter und Kunde geschlossen wird, berücksichtigt werden.

Wahl des geeigneten Lösungsmodells

Für international aufgestellte Unternehmen muss der geeignete Workplace-Outsourcing-Anbieter die weltweite Abdeckung mit lokaler Kompetenz verbinden - dazu gehören das Wissen über kulturelle Unterschiede und die entsprechenden Sprachkenntnisse. Der Anbieter der Wahl sollte seine Kompetenz über Erfolge aus vorangegangenen Projekten mit lokalen, externen Dienstleistern nachweisen können.

Die Verfügbarkeit kompetenter, lokaler Dienstleister ist Voraussetzung für eine zuverlässige und qualitativ hochstehende Betreuung vor Ort und für die Fähigkeit, Dienste schnell skalieren zu können, sollten sich die Anforderungen ändern.

Das Lösungsmodell des Dienstleisters muss ein weltweites Application Lifecycle Management umfassen, das für eine weitgehende Vereinheitlich sorgt; beispielsweise mit einem einzigen Betriebssystem-Image und damit verknüpftem Image-Management, Anwendungskonsolidierung, Testabläufen, Integration und Verteilung.

Spürbare Kosteneinsparungen kann man mittels eines Wechsels vom gewöhnlich angewandten 'Push'-Service-Support hin zu einem Selbstbedienungsmodell auf Anforderung erreichen. Ein Beispiel hierfür ist ein lokales Dienstleistungszentrum, wo Mitarbeiter neue PCs abholen und ihr gebrauchtes IT-Equipment abgeben können.

Aber sind die Kunden für einen solchen Wechsel bereit? Selbstverständlich ruft auch bei Dienstleistungen jede größere Abweichung von der Gewohnheit einen gewissen Widerstand bei den Anwendern hervor. Folgerichtig muss ein Kunde in enger Zusammenarbeit mit dem Anbieter ein Änderungsmanagement installieren, das eine hohe Akzeptanz für die Outsourcing-Lösung schafft.

Ob ein Unternehmen bereit ist, ein Selbstbedienungsangebot zu akzeptieren, muss im Einzelfall abgeschätzt werden. Workshops zur Aufklärung haben schon vielfach ihren Nutzen gezeigt. Richtig erklärt, verstehen Kunden und ihre Mitarbeiter, wie das Workplace-Outsourcing ihre Arbeit positiv verändert und einen zukunftssicheren Arbeitsplatz schafft. Kommunikationsinitiativen wie Online-Trainings helfen, dass die Nutzer ihre mögliche negative Einstellung gegenüber der neuen Lösung überwinden. Um die Herzen und Köpfe zu erobern, müssen solche Initiativen die Vorteile der Technologie für die Nutzer deutlich herausstellen.