Wie Sie beim Content-Management Geld sparen

Viele ECM-Projekte scheitern, noch bevor sie richtig in Gang kommen. Einer der großen Fehler der Unternehmen ist nach Beobachtungen von Gartner, nicht zu berücksichtigen, wie grundlegend ein Content-Management-System die Arbeitsweise der Anwender verändert. "Häufig nehmen Organisationen eine Abkürzung und stürzen sich sofort in die Auswahl des Anbieters", moniert Toby Bell, Research Vice President bei Gartner. Bei großen ECM-Projekten (über 300.000 Euro), so der Experte, seien für den Planungsprozess und die Anbieterevaluierung sechs bis neun Monate zu veranschlagen.

"ECM ist teuer - aus diesem Grund haben nur wenige Knowledge-Worker im Unternehmen Zugriff darauf", nennt Bell einen weiteren Stolperstein auf dem Weg zum erfolgreichen Content-Management. Auf Basis eines unklaren Return on Investment (RoI) oder anderer diffuser Erfolgsfaktoren sei es allerdings auch schwierig, ein solches System für jeden zu rechtfertigen. Als entscheidend erachtet Gartner in diesem Kontext, die Total Cost of Ownership (TCO) eines ECM-Systems über fünf Jahre hinweg zu ermitteln. Die Softwarelizenzkosten in diesem Zeitraum machen in der Regel zwischen fünf und 20 Prozent der Gesamtkosten aus, so die Experten.

Gartner hat sechs grundlegende Ansätze identifiziert, die Unternehmen helfen sollen, beim Content-Management bis zu einer Million Euro zu sparen:

1. Content auf das Wesentliche beschränken: Alte oder doppelt vorhandene Inhalte sollen vor einer "Standard"-Implementierung von ECM, BPM (Business Process Management) und CEVA (Content-enabled Vertical Application) entfernt werden. Darüber hinaus empfehlen die Consultants, "Content-Strategen" zu benennen, die die Kosten, den Wert und das Risiko ermitteln, die mit der Speicherung und Bereitstellung von Inhalten verbunden sind.

2. Beim Aufbau einer Content-Architektur eine Policy implementieren: Eine Richtlinie über Dokumente enthält Regeln und Metadaten, die es ermöglichen, das Kategorisieren und "Erlöschen" von Inhalten ein Stück weit zu automatisieren. Vor allem ermöglicht es die Policy, zwischen dauerhaft archiviertem und "flüchtigem" Content zu unterscheiden sowie Repositories und File-Server zu bereinigen.

3. Content-Dienstleistungen einbeziehen - und Open Source nicht vergessen: Content-Service-Provider bieten nicht nur Software, sondern auch Beratung, Implementierung sowie Outsourcing- und andere Dienstleistungen. IT-Manager sollten die über die reine Software hinaus gehenden Offerten von Anbietern wie etwa Xerox, EDS, Hewlett-Packard (HP), Iron Mountain und Astoria genauer unter die Lupe nehmen. Darüber hinaus gilt es laut Gartner, das Thema Open Source im Auge zu behalten: Die Angebote sind mittlerweile ausgereift, und der Markt hat sich stabilisiert.

4. Den eigenen Web-Kanal wirksam einsetzen: Unternehmen sollten kein Geld mehr dafür verschwenden, Daten und Inhalte für die verschiedenen Kundenansichten manuell transformieren, sondern stattdessen ein zentrales System für strukturierte und unstrukturierte Daten etablieren.

5. Das Energiesparpotenzial eines elektronischen Arbeitsplatzes ausloten: Es gibt eine ganze Reihe "grüner Initiativen", die Unternehmen in Betracht ziehen sollten. Dazu gehören der Umstieg auf elektronische Formulare und die elektronische Aufbewahrung von Dokumenten - sowie Überflüssiges zu eliminieren (50 Prozent der archivierten Papierdokumente sind Dubletten!). Auf diese Weise lassen sich Zeit, Geld und Holz sparen, aber auch die Auswirkungen von Abwärme beziehungsweise Kühlung physikalischer Speicher auf die Umwelt verringern.

6. Hybride E-Mail-Services in Betracht ziehen: Laut Gartner setzen immer mehr Unternehmen auf eine Kombination aus Inhouse- und hosted E-Mail-Services. Dabei greifen Anwender ohne exzessive Mail- und Kalenderbedürfnisse via Outlook Web Access auf ihr Postfach in der "cloud" zu, während bestimmte Mitarbeiter etwa am Firmenhauptsitz nach wie vor über ein intern betriebenes Outlook/Exchange kommunizieren. Auch die Zahl der Konvertierungen von In-house zu hosted Exchange sei seit 2008 signifikant gestiegen, was ebenfalls enorme Kosteneinsparungen ermöglicht habe, so die Analysten.