Was die Kosten in die Höhe treibt

Zur optimalen Kundenpflege gehört auch ein optimales Kundenbeziehungsmanagement-System. Doch um bei möglichst geringen Kosten den größtmöglichen Nutzen aus einer solchen Lösung zu ziehen, muss man die Kostenfallen kennen. Das Beratungshaus ec4u hat sechs typische Kostentreiber beim Einsatz von CRM-Lösungen in der Praxis entdeckt:

1. Kostenverhältnisse in der Planungsphase zu wenig berücksichtigt

Ob ein Unternehmen eine neue CRM-Lösung einführt, oder einen Systemwechsel plant: Meist werden mehrere Alternativen geprüft. Doch beschränken sich viele Unternehmen laut ec4u auf den Vergleich von strategischen, funktionalen und technischen Komponenten. Der Vergleich der Kosten über den gesamten Projektzeitraum hinweg wird oft hinten angestellt. Haben sich die Beteiligten aber erst einmal für ein bestimmtes System begeistert, fällt eine kritische Auseinandersetzung mit den Kosten und deren Vergleich mit den Wettbewerbern schwer.

2. Punktuelle statt ganzheitliche Kostenbewertung

Um ein Gesamtbild zu bekommen, müssen alle Kosten bewertet werden, die über den gesamten Projektzeitraum oder Lebenszyklus der CRM-Lösung anfallen. Die Total Cost of Ownership (TCO) beinhaltet somit nicht nur die Kosten für die Technologie, sondern auch jene für Prozesse sowie für das interne und externe Personal. Neben den Lizenz- und Wartungskosten müssen auch Projektaufwendungen wie Implementierung, Tests, Schulungen, Aufbau der Infrastruktur, Roll-out und Betriebskosten berücksichtigt werden.

3. Struktur und Herkunft von Kosten bleiben vielfach im Dunkeln

Nur wer weiß, wie sich die Kosten für sein CRM-System zusammensetzen, kann die richtigen Schrauben drehen und sparen, sagt das Beratungshaus ec4u. Um Licht ins Kostendunkel zu bringen, sollten Unternehmen besonderes Augenmerk auf drei Ebenen legen und diese qualitativ wie quantitativ untersuchen.

•Vertragliche Ebene: Die bestehende Lieferanten- und Dienstleistungsverträge sollten genau geprüft und mit den Angeboten am Markt verglichen werden. Dies gilt besonders für die Leistungs- und Servicekataloge, für Service Level Agreements und SLA-Reports.

•Prozessuale Ebene und Kennzahlen: CRM-Prozessstrukturen und Kennzahlenverhältnisse sollen in Anlehnung an Standards und Best-Practices analysiert werden.

•Ebene der Kostenstrukturen: Für einen besseren Überblick über die Total Cost of Ownership (TCO) sollen Unternehmen die Gesamtkosten in einzelne Blöcke unterteilen. Investitions- und Lizenzkosten, die Kosten für Implementierung und Schulung der Mitarbeiter zählen zu den initialen Aufwendungen. Zu den laufenden Aufwendungen addieren sich der Betrieb, die Wartungs- und Supportkosten, sowie jene für Weiterentwicklung und Upgrades.