Geografisch verteilte Projekte führen zu schlechteren Resultaten als solche, die unternehmensintern an einem Standort durchgeführt werden. Das ist das Ergebnis einer wissenschaftlichen Untersuchung des Beratungsunternehmens Trigonum und der Universität Leipzig.
Die hauptsächlichen Ursachen dafür liegen in Ressourcenkonflikten, unklaren Aufgabenstellungen, mangelhaften Informationen und unklaren Verantwortlichkeiten. Das ergibt sich nicht zuletzt aus einer fehlenden Transparenz im Projektportfolio-Management aufgrund eines unzureichenden Einsatzes anforderungsgerechter Tools.
Richtige Tools einsetzen
Die Studie hat ergeben, dass nur in jedem fünften Fall spezielle Softwaretools für das Projektportfolio-Management (PPM) eingesetzt werden. Stattdessen nutzen Unternehmen insbesondere Tools auf Basis von MS Office (42 Prozent) oder Lösungen für das Team-Management (14 Prozent). Das hat jedoch eine unmittelbare Bedeutung für den Erfolg der Projekte. Denn sobald etwa die Transparenz des Projektportfolio-Managements im Unternehmen für gut und besser befunden wird, geben fast zwei Drittel der Befragten an, sie würden hierfür professionelle Software einsetzen. Fällt das Urteil zur PPM-Transparenz jedoch schlechter aus, kommen in 76 Prozent der Fälle MS Office Tools zum Einsatz. Da solche Programme größtenteils aber nicht datenbankbasiert arbeiten, ist ein umfassendes Projekt-Controlling nicht möglich.
Vergleichbare Tendenzen bestehen auch beim Tool-Einsatz im Projekt-Management. So wird bei 70 Prozent der erfolgreichen Maßnahmen spezielle Software für das Projekt-Management eingesetzt, in den weniger erfolgreichen Projekten liegt dieser Anteil jedoch nur bei 45 Prozent. Ähnliche Verhältnisse bestehen in Sachen Software für die Teamarbeit. Wo darauf verzichtet wird, erreichen die erfolgreichen Projekte nur eine Quote von 26 Prozent, bei den Unternehmen mit solchen Lösungen sind es immerhin 44 Prozent.
Noch deutlicher sind die Unterschiede beim Berichtswesen. Sobald nicht ausschließlich MS Office-Tools dafür verwendet werden, sondern auf Programme für Zusammenarbeit der Projektmitglieder oder PPM-Tools zugegriffen wird, kann die Anzahl der erfolgreichen Maßnahmen fast verdoppelt werden. Dies liegt der Studie zufolge an der daraus resultierenden höheren Transparenz der Projekte.
