Vor zwei Jahren stürzte der Vertriebsdirektor in die IT-Abteilung. Auf einem Auswärtstermin hatte er eine elektronische Akte im Einsatz gesehen - und verkündete: "Das brauchen wir auch!" Christian Will, Projektleiter Dokumenten-Management-Systeme (DMS) bei der HVB Leasing, erinnert sich noch gut daran.

Die HVB Leasing Gruppe finanziert mobile Investitionsgüter und hat laut Will im Jahr 20.000 Rechnungen von 10.000 Lieferanten zu bewältigen. Sein Team und er wollten sich die Aufforderung des Vertriebsleiters nicht zweimal sagen lassen und gingen ans Werk. Acht Wochen später waren sie nicht mehr so Energie-geladen. Das erste DMS-Projekt war gefloppt.

Aus heutiger Sicht ist dem Projektleiter klar, was falsch gelaufen war. "Die Installation eines Prototyps bei uns vor Ort, wo wir bei der Installation, Konfiguration und dem Testbetrieb mit unseren Mitarbeitern begleitend tätig gewesen wären, hätte uns vor diesem Stolperstein bewahrt", fasst Will in einem Beitrag für das Beratungsunternehmen Pentadoc zusammen.

Im Einzelnen zeigten sich sowohl beim ausgewählten Produkt wie bei der Arbeit, die es optimieren sollte, Schwierigkeiten. Ein paar konkrete Beispiele: