Büroangestellte verschwenden 3,5 Jahre ihres Lebens mit unnötigen E-Mails

Das sind 25 Prozent eines typischen Arbeitstages. Hochgerechnet auf die Lebensarbeitszeit (etwa 40 Jahre) verbringen sie rund zehn Jahre mit dem Schreiben und Beantworten von E-Mails. Rund 32 Prozent aller gelesenen und gesendeten E-Mails bezeichneten die Befragten als "irrelevant" und reine Zeitfresser. Somit verschwenden Büroangestellte dreieinhalb Jahre ihres Lebens mit unnötigen E-Mails.

Eine weitere Erkenntnis der Studie: E-Mails erzeugen immer neue E-Mails. Jede gesendete elektronische Nachricht führt zu vier bis sechs neuen E-Mails in der Inbox. Die befragten Manager stehen der E-Mail deshalb als internem Kommunikationsweg und Ersatz für persönliche Gespräche kritisch gegenüber: Entscheidungsprozesse via E-Mail werden als besonders zeitintensiv eingeschätzt. Ein effektiver Einsatz der elektronischen Post bleibt oft reines Wunschdenken.

Telefongespräche sehen die Befragten hingegen als hilfreiches Mittel, um die E-Mail-Flut einzudämmen. Im Gegensatz zum zeitraubenden Frage-und-Antwort-Spiel per E-Mail bietet ein Telefonat die Möglichkeit, die verschiedenen Standpunkte direkt und klar zu diskutieren. Entscheidungen fallen schneller, unnötige E-Mails bleiben aus.

Der Einsatz eines schnurlosen Headsets kann die Arbeitsproduktivität zusätzlich um 23 Prozent steigern. Die Hände bleiben für andere Tätigkeiten frei. Außerdem ist der Angestellte nicht mehr mit einem Kabel an den Schreibtisch gefesselt und kann beispielsweise Akten oder Ausdrucke holen.