Büroangestellte verschwenden 3,5 Jahre ihres Lebens mit unnötigen E-Mails

Doch Theorie ist nicht gleich Praxis: Obwohl die Befragten von einer höheren Effektivität des Telefons überzeugt sind, zeigen die Studienergebnisse, dass viele Angestellte selten das Telefon benutzen. Stattdessen diskutieren sie komplexe Sachverhalte via E-Mail mit vielen anderen Kollegen in Kopie. Dabei waren 43 Prozent der Meinung, dass nur jede zehnte E-Mail die Botschaft klar und deutlich übermittelt. Somit fluten E-Mails weiterhin die Inboxen, und es kostet viel Zeit, diese wieder aufzuräumen. Auch mobile Geräte wie PDAs verstärken die E-Mail-Lawine. Die Notwendigkeit, jederzeit erreichbar zu sein, führt dazu, dass Mitarbeiter auch daheim E-Mails lesen und sofort beantworteten.

Telefongespräche haben - neben der Effizienz - noch einen weiteren Vorteil: Der soziale Kontakt wirkt sich förderlich auf die Entstehung sozialer Bindungen aus. So entsteht Team-Geist. E-Mails beeinflussen diesen Prozess eher negativ, zeigt die Studie.

"Unsere Untersuchungen haben ergeben, dass die E-Mail-Nutzung außer Kontrolle geraten ist", sagt Peter Thomson, Direktor des "The Future Work Forum" am Henley Management College. "In vielen Büros reden die Kollegen nicht mehr miteinander, sondern schreiben lieber E-Mails. Dabei kann die verstärkte Nutzung des Telefons, idealerweise kombiniert mit einem Headset, das Problem auflösen. E-Mails sollten dann nur noch eingesetzt werden, um die Ergebnisse aus einem Telefonat für alle zu dokumentieren."

Für die Studie wurden 180 Manager in Deutschland, Großbritannien, Dänemark und Schweden befragt.