"Change Management muss Key User schützen"

Kommen wir zurück zur Rollen- und Auftragsklärung. Was alles gehört dazu?

Zunächst muss die Rolle des Sponsors verdeutlicht werden: Wer unterstützt warum und wie das Projekt? Nötig ist außerdem eine Kräftefeld-Analyse, die aufzeigt, wo es Widerstände gibt. Außerdem müssen die Aufgaben des IT-Projektteams geklärt werden und - ganz wichtig - die der Key-User. Gerade die haben eine schwierige Doppelfunktion. Meist sind es ohnehin Leistungsträger, die nun auch noch als Multiplikator fungieren sollen. Diese Leute muss man schützen und zum Teil entlasten.

Zehn Prozent für Change Management

Um in der Kräftefeld-Analyse Widerstände zu identifizieren, ist doch sehr viel Offenheit nötig. Gibt es die?

Ja. Es geht dabei ja nicht um persönliche Widerstände, sondern um Energien, die wirken. Ein erfahrener Change Manager kann dies in einem vertrauensvollen Kontext zusammen mit dem Projektleiter als Instrument anwenden. Der Projektleiter kann dies dann beim Lenkungsausschuss des Projekts thematisieren.

Welchen Anteil am Projektbudget muss man dem Change Management widmen?

Zunächst muss man sich seiner Definition für Change Management klar werden. Manche verstehen darunter nur Kommunikations-Maßnahmen. Aus meiner Sicht greift das zu kurz. Wenn wir Kunden mit größeren Projekten betreuen, sind die Richtwerte zehn Prozent für Trainings und weitere zehn Prozent für Kommunikation und Change Management.

Veränderungen auf drei Ebenen begleiten

Was umfasst Change Management für Sie?

CM hat drei Ebenen. Auf der Ebene der Entscheider und Beeinflusser muss man sich um das Sponsoring kümmern. Beim eigentlichen Projektteam braucht man einen Lenkungsausschus und muss die Leiter unterstützen. Zu beachten sind zudem die Key User.

Ist der Arbeitsaufwand auf allen drei Ebenen gleich?

Nein. Bei einem Projekt mit 4000 Anwendern entfallen allein auf die Betreuung der Key User etwa acht Zehntel des Aufwands.