E-Mail-Archivierung wird wichtiger

Der Befragung zufolge verließen sich 57 Prozent der Unternehmen im vergangenen Jahr bei der E-Mail-Archivierung noch auf das Urteil ihrer Mitarbeiter. 2005 beschäftigt sich dagegen fast jede Firma mit dem Thema.

Die Gründe dafür sind unter anderem die geschäftskritischen Informationen in den E-Mails, die Überlastung der Server und die damit verbundene Instabilität, erklären die Befragten. Durch die Verlagerung von älteren E-Mails auf kostengünstigere Langzeitspeicher könnten Kosten gespart werden. Außerdem fordere die rechtliche Situation in Deutschland von den Unternehmen bestimmte E-Mails über eine bestimmte Zeit aufzubewahren (sechs bis zehn Jahre).

Für die Anbieter von E-Mail-Systemen ist das Thema Archivierung nichts Neues, so die Studie. Jedes System kann ausgewählte Nachrichten oder Ordner in Archivdateien auslagern. Allerdings haben diese meist die Aufgabe, die Mail-Boxen klein zu halten, um einen fehlerfreien Betrieb sicher zu stellen. Ziel der Systeme ist es also nicht, eine möglichst optimale Archivierung anzubieten. Aus diesem Grund suchen die IT-Verantwortlichen nach spezielleren Lösungen.

Vorteil für deutsche Anbieter

Die Untersuchung hat ergeben, dass deutschsprachige Anbieter in einer guten Ausgangslage sind. Immerhin 59 Prozent der angebotenen Systeme stammen von Software-Unternehmen aus Österreich, Deutschland und der Schweiz. Nur neun Prozent der Produkte sind reine E-Mail-Archivierungslösungen. Die meisten Systeme verstehen sich entweder als übergreifende Lösung und Dokumenten-Managementlösung oder als Life-Cycle-Managementsystem.