Beim Thema externes Dokumenten-Management offenbart eine europäische Studie große Unterschiede zwischen den untersuchten Ländern Deutschland, Frankreich und Großbritannien. Deutsche Unternehmen archivieren bislang nur rund elf Prozent ihrer Dokumente extern. In Großbritannien liegt der Anteil mit 42 Prozent deutlich höher. Frankreich liegt mit 29 Prozent im Mittelfeld.
Die Studie berichtet zudem von Branchenunterschieden: Consulting-Firmen bewahren ihre Unterlagen am häufigsten intern auf (78 Prozent). Die Versicherungsbranche (27 Prozent) und Anwälte (34 Prozent) beauftragen hingegen eher Dritte mit der Archivierung.
Aktive Dokumente bleiben in der Firma
Was alle Branchen gemeinsam haben: Aktive Dokumente gehen selten außer Haus. Darunter versteht man Dokumente, die Teil eines andauernden Unternehmensprozesses sind und deshalb noch nicht endgültig archiviert werden können. 83 Prozent der Firmen bewahren solche Akten intern auf. In Deutschland ist der durchschnittliche Prozentsatz der im Unternehmen aufbewahrten aktiven Dokumente mit 90 Prozent deutlich höher als in Großbritannien (80 Prozent) und Frankreich (75 Prozent).
Unternehmen bewahren aktive Unterlagen häufig intern auf, weil sie Sicherheits- und Datenschutzbedenken haben. Dabei schwingt vor allem die Sorge mit, ansonsten die Kontrolle über die eigenen Dokumente zu verlieren sowie nur eingeschränkte Zugriffsmöglichkeiten zu haben.
