Anwender beklagen ECM-Integration

Bestellungen oder Personalakten werden in vielen Firmen mittlerweile als elektronische Dokumente abgelegt. IT-Entscheider, die die elektronischen Akten mit eingeführt haben, sind allerdings oft unzufrieden mit der verwendeten Lösung. Das zeigt eine Umfrage der ECM-Unternehmensberatung Pentadoc. 64 Prozent der Befragten, die elektronische Akten einsetzen, halten deren Integrationsfähigkeit für mangelhaft. 60 Prozent finden sie nicht benutzerfreundlich genug. Vor allem die offenbar schlechte Integrationsfähigkeit halten die Pentadoc-Berater für bedenklich. Denn die Potenziale elektronischer Akten würden erst voll ausgeschöpft, wenn diese weitestgehend mit der firmenweiten IT-Struktur verknüpft seien.

	Am häufigsten meckern IT-Entscheider an der mangelnden Integrationsfähigkeit und Benutzerfreundlichkeit elektronischer Akten herum. Foto: Pentadoc

In die Marktforschungsstudie "Elektronische Akten in der Praxis" sind die Antworten von 334 Firmen eingeflossen, die Pentadoc übers Internet befragt hat. 57 Prozent von ihnen arbeiten schon heute mit elektronischen Akten. Laut den Studienautoren ein überdurchschnittlicher Anteil, der unter anderem durch die vielen Teilnehmer aus der Versicherungsbranche zustande komme. Gemäß anderen Studienergebnissen liege die Verbreitung elektronischer Akten branchenübergreifend bei etwa 30 Prozent.

Vor allem bei Versicherungen sind elektronische Akten oft schon seit Jahren im Einsatz. Jeder dritte Befragte arbeitet damit seit mindestens sechs Jahren, viele von ihnen sogar schon länger als zehn Jahre. CIOs, die erst jetzt auf den Geschmack kommen, sind allerdings auch nicht im Hintertreffen. Ein gutes Drittel beschäftigt sich erst seit weniger als zwei Jahren mit dem Thema.

Wer elektronische Akten einsetzt, tut dies in den meisten Fällen in der Verwaltung. Für die Marktforscher von Pentadoc ist das keine Überraschung: An dieser Stelle stehe die Vernetzung von Informationen aus verschiedenen Abteilungen im Vordergrund. Vorteile daraus ziehen könnten vor allem Controlling oder Rechnungswesen. Häufig werden auch in Vertrieb und Personalabteilung elektronische Akten angelegt.