Workflow in SAP & Co.
Rechnungen in ERP-Systemen verarbeiten
Je größer eine Organisation, desto höher ist in der Regel die Anzahl der Eingangsrechnungen, die tagtäglich eintreffen. Mancherorts müssen zusätzlich Mitarbeiter eingestellt werden, um das Pensum zu bewältigen. Eine papiergebundene Rechnungsbearbeitung ist also zeitaufwendig und verursacht lange Laufzeiten bis zur Zahlung und somit Skontoverluste und Mahngebühren. Erschwert wird darüber hinaus eine genaue Rechnungsabgrenzung. denn die Buchhaltung weiß nicht zu jedem Zeitpunkt, welche Rechnung sich bereits im Haus befindet und auf wessen Schreibtisch sie gerade zur Abzeichnung liegt. Buchhalter müssen deshalb vor Monatsabschlüssen oft gesondert Rückstellungen für größere Rechnungsbeträge bilden, weil nicht ersichtlich ist, welche Rechnungen aus dem alten Monat schon gebucht sind.
Digitale Workflows innerhalb des ERP-Systems können helfen, Prozesse der Rechnungsbearbeitung zu automatisieren. Die Rechnungen werden dabei nach ihrem Eintreffen gescannt und anschließend in einen elektronischen Freigabeprozess weitergeleitet. Eine OCR-Erkennungskomponente (OCR = Optical Character Recognition) liest zunächst die Rechnungsdaten aus und erspart so die händische Eingabe in die Finanzbuchhaltungssoftware. Parallel gleicht die OCR die Daten mit den im ERP-System hinterlegten Stammdaten ab. Stellen die Sachbearbeiter eine Nichtübereinstimmung fest, etwa bei schlechter Lesbarkeit oder falscher Schreibweise, können sie in einer Nachbearbeitungsmaske zuvor noch Korrekturen vornehmen.
- Rechnungsprogramme aus der Cloud
Das gesamte Rechnungswesen lässt sich preiswert mittels Cloud-Service erledigen. Computerwoche stellt die besten Dienste für KMUs vor. - Billomat
Mit Billomat erstellen Sie einfach und schnell Rechnungen. Der Anbieter empfiehlt den „Tarif M“. Dieser kostet neun Euro pro Monat. Sie können bis zu 50 Dokumente verwalten und erhalten unbegrenzten Speicherplatz sowie unbegrenzte Nutzerzahlen. - e-conomic invoice
Beim Angebot „Small Business“ von e-conomic invoice können Sie maximal 4.000 Transaktionen pro Jahr realisieren. Der Dienst kostet 20 Euro monatlich und beinhaltet zusätzlich einen kostenlosen Steuerberaterzugang. - Easybill.de
Der „Plus“-Dienst bei Easybill.de kostet 19 Euro pro Monat. Für den Preis erhalten Nutzer eine unbegrenzte Anzahl an Dokumenten und Kunden. Zusätzlich gibt es eine Zeiterfassung und ein kostenloses Designpaket für Logo und Briefpapier. - Fastbill
Die Paketvariante „Plus“ von Fastbill können Sie für 19 Euro im Monat erwerben. Drei Benutzer können eine unbegrenzte Anzahl von Kunden, Produkte, Dokumente und Eingangsrechnungen erstellen. Die Online-Rechnung wird in Form eines Links per E-Mail verschickt und muss heruntergeladen werden. - Fortrabbit WebRechnung
WebRechnung von Fortrabbit gibt es als kostenlosen Einsteigertarif. Im Moment pausiert die Weiterentwicklung des Dienstes und dies soll laut Anbieter der Grund für das ungewöhnliche Angebot sein. Der Postversand ist kostenpflichtig. - LexLive
Lexware stellt den Cloud-Dienst LexLive zur Verfügung. Für 4,99 Euro monatlich wird der Anwender Schritt für Schritt durch die einzelnen Prozesse geführt und erhält bei fehlerhafter Eingabe Warnhinweise. - online-rechnungen.de
Bei online-rechnungen.de kostet der „Business Tarif“ 14 Euro pro Monat. Nutzer können unbegrenzt Rechnungen, Kundendatenbanken und Artikel erstellen. Zusätzlich gibt es SSL-Verschlüsselung, die Möglichkeit via Mausklick aus der Bestellung eine Rechnung zu generieren und gegen einen Aufpreis können im Monat 20 Frei-Signaturen verwendet werden.
Die Scans gelangen anschließend zusammen mit den extrahierten Indexwerten in die ERP-integrierte Workflow-Plattform, wo ein "Rechnungseingangsbuch" den Ausgangspunkt für die Rechnungsfreigabe darstellt. Alle berechtigten Anwender können die vorerfassten Rechnungen im Eingangsbuch betrachten, auch wenn sie noch nicht bearbeitet sind. Von dort aus starten auch die Freigabeprozesse und schlussendlich die Verbuchung.
Auf diese Weise ermöglichen Rechnungs-Workflows in einem Unternehmen, Geschwindigkeit und Komfort der Erfassung zu erhöhen sowie die Freigabeprozesse deutlich zu beschleunigen. Der Einsatz solcher Systeme ist branchenübergreifend möglich und eignet sich für alle Unternehmensgrößen. Das zeigen die folgenden Beispiele TRUMPF Werkzeugmaschinen GmbH + Co. KG, SSI Schäfer Shop GmbH, Union Investment, HAVI Logistics sowie die Stadt Haren und der Bürodienstleister bü-tec GmbH.