Neue Abschreibungsregeln für ERP-Software

ERP-Software wird zur Optimierung von Geschäftsprozessen eingesetzt und setzt sich meist aus mehreren Modulen zusammen. Dazu gehören unter anderem Fertigung, Finanzen, Logistik, Personal oder Vertrieb. Für den betrieblichen Einsatz ist es notwendig, die Programme an die unternehmensspezifischen Belange anzupassen. Der neue BMF-Erlass regelt Begriffe, Art und Umfang des steuerlichen Wirtschaftsgutes, Anschaffung, Herstellung, Abschreibung und sofort abziehbare Kosten für diese Software.

Durch den Erlass wird der Raum für sofort absetzbare Kostenteile von vorne herein sehr eingeschränkt. In diesem Sinne entschied das BMF auch die Frage, ob die Implementierungen und das Customizing der Software durch eigenes Personal als Herstellungskosten anzusehen sind. Der rigide Standpunkt der Behörde lautet, dass die bestellende Firma nicht selbst zum Hersteller wird, sondern es bei einer aktivierungspflichtigen Anschaffung bleibt. So lassen sich die Aufwendungen nur sukzessive abschreiben.

Laut BMF wird das steuerpflichtige Unternehmen erst dann zu einem Hersteller, wenn es wesentliche Änderungen am Quellcode der Programme vornimmt. Entscheidend ist dabei, wie sich die Modifikationen auf die zivilrechtliche Gewährleistung des Anbieters auswirken. Spätere Erweiterungen der Software gelten nicht mehr als Herstellungskosten, können aber zu einer verlängerten Abschreibungspflicht führen.

Unterschiedliche Kostenarten

Zu den Anschaffungskosten zählen Planungs-, Implementierungs- und Schulungskosten der eigenen Mitarbeiter für die Programmanpassung und Veränderungsaufwände, aus denen nicht wesentlich neue Funktionen der Software mit eigenem Programmierungsaufwand entstehen.