Die 4 schlimmsten E-Mail-Sünden

Schlecht geschriebene E-Mails gefährden Firmenkultur und Transparenz. Das beobachtet Christiane Eckardt vom Beratungsunternehmen Detecon. Früher hätten Sekretärinnen über die Qualität von Geschäftsbriefen gewacht. Heute erledigten auch hochrangige Führungskräfte und Experten ihre Korrespondenz selbst per Mail - und tappten dabei in manchen Fettnapf.

	Christiane Eckardt von Detecon kritisiert die Mail-Unkultur: Schlecht geschriebene und nicht durchdachte E-Mails nerven nicht nur Mitarbeiter, sie können in der Masse auch wirtschaftlichen Schaden anrichten. Foto: Detecon

An einer Beispielrechnung verdeutlicht Eckardt, welche Folgen das hat: Verliere in einem Unternehmen mit 10.000 Mitarbeitern jeder täglich fünf Minuten an produktiver Arbeitszeit durch das Suchen nach einer bestimmten Mail, so ergebe sich bei einem Stundensatz von 100 Euro pro Mitarbeiter und 200 Arbeitstagen im Jahr ein wirtschaftlicher Schaden von 16 Millionen Euro.

Vier Fehler sind laut der Beraterin besonders verbreitet:

Unklare Betreffzeilen

Der Grundsatz sollte lauten: "Der Betreff ist die Überschrift einer Mail". Das Thema des elektronischen Schreibens sollte daraus klar hervorgehen, meint Eckardt. Geht es um die Entscheidung über ein Angebot von einem Geschäftspartner, sollte das auch klar im Betreff stehen. Ansonsten tappt der Empfänger zunächst im Dunkeln: Worum geht es? Muss ich die Mail sofort bearbeiten, oder hat das Zeit bis morgen?

Unklare Betreffzeilen entspringen oft einer unschönen Gewohnheit, wie Christiane Eckardt immer wieder feststellt: Um nicht nach der Adresse eines Empfängers suchen zu müssen, nimmt der Schreiber einfach eine alte Mail des Kommunikationspartners zur Vorlage, die er im Posteingang findet, und klickt auf "Antworten". Ohne den Betreff zu ändern, tippt er sein neues Anliegen und überrascht den Empfänger mit einer Betreffzeile zu einer womöglich schon längst erledigten Angelegenheit.