Gute Zusammenarbeit

Manchmal ist Zeigen besser als Erklären. Beispielsweise beim Support für die Abwicklung von Bestellvorgängen. Statt Mitarbeiter zeitaufwändig beim E-Procurement telefonisch oder vor Ort zu unterstützen, setzt der weltweit agierende Mainzer Spezialglaskonzern Schott auf Desktop Sharing.

Wenn der Mitarbeiter in der Produktion über das elektronische Beschaffungssystem Schrauben bestellt oder die Sekretärin Papier, läuft das in der Regel reibungslos. Gelegentlich aber stecken die Nutzer in einem Bestellprozess fest, da sie nicht wissen, welcher Mausklick sie zum nächsten Schritt bringt. Oder sie haben vergessen, Daten in die Bildschirmmaske einzutragen, die das ERP-System für die Bestellabwicklung braucht. "Es ist manchmal schwierig, wenn Ihnen jemand am Telefon zu erklären versucht, wo sein Problem liegt, weil er die Ursache des Problems in der Regel nicht kennt", sagt Ralf Jüchtern, E-Sourcing Manager bei der Schott AG.

Solche Probleme lassen sich mit Desktop Sharing in den Griff bekommen. Dabei unterstützt ein Berater den Anwender aus der Ferne via Internet, indem er ihm auf den Bildschirm schaut. Desktop Sharing lässt sich durch die gemeinsame Sicht auf Monitorinhalte beim Support einsetzen, in Form von Document Sharing auch beim gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten.

Fernsteuerung für Mr. X aus Japan

Sitzt ein Manager in München und muss mit zwei Mitarbeitern in Tokio und New York eine Excel-Controlling-Tabelle besprechen, ist das via Telefon schwierig. Mit Document Sharing öffnet einer die Tabelle und die anderen beiden sehen das Sheet auf ihrem Bildschirm. Wenn der Kollege aus Japan wissen will, wie die Zahl in der Zelle c77 zustande kommt, dann klickt er in Tokio mit der Maus auf die Zelle. Beim Münchener Manager erscheint ein blinkender farbiger Pfeil mit einem entsprechenden Text - etwa "Mr. X aus Japan". Und der weiß genau, wer gerade gesprochen hat, und kann das richtig zuordnen. Werden dem Kollegen aus Tokio Fernsteuerungsrechte eingeräumt, kann dieser sogar an den Originaldokumenten und mit den Firmenanwendungen arbeiten - gerade so, als ob er im Münchener Unternehmen an der Tastatur säße.

Web Collaboration heißt der allgemeine Fachausdruck für diese Form der Zusammenarbeit via Internet. Eine Umfrage des Verbandes der deutschen Internetwirtschaft unter rund 100 Fach- und Führungskräften hat ergeben, dass über 60 Prozent nach Software und Services für Web Collaboration verlangen. Entsprechend gilt dieses Konzept nach Analystenschätzungen als eines der wachstumsstärksten Segmente im Softwaremarkt. Studien von Marktforschern wie Gartner Group und Frost & Sullivan prognostizieren für die synchrone Zusammenarbeit über das Internet einen Boom. Die Gartner Group beispielsweise geht davon aus, dass bis zum Jahr 2008 rund 60 Prozent der 2000 größten Unternehmen auf Web Collaboration setzen werden. Als typische Einsatzgebiete für die Internet-Zusammenarbeit nennen die Institute Vertrieb, Marketing, Entwicklung, Finanzwesen, Logistik und Support.