TCO-Berechnungen: So senken Sie die Kosten

	Lessons learned: Fazit Foto: cio.de

Die Struktur der Kostenstellen ergibt sich aus der Notwendigkeit, die TCO der im IT-Produktkatalog ausgewiesenen IT-Services zu bewerten. Bei der Zuordnung von Kosten zu IT-Produkten arbeiten wir teilweise mit relativen Faktoren. Damit wird die Kontierung einfacher. Das bedeutet etwa, dass bei der Ermittlung der Gesamtkosten, die das für die SAPERP- Systeme genutzte Server-Cluster verursacht, alle Kosten auf einer Stelle gebündelt werden. Bei der Verteilung der relativen Kostenbestandteile auf die Leistungskategorien (wie FI oder CRM) verwenden wir die durch SAP ermittelten, relativen Server-Leistungsfaktoren. Dadurch erhält etwa das Produkt CRM im Innendienst einen 1,5fachen Server-Leistungsfaktor als die SAP-FI-Nutzung. Wartungsarbeiten gehen ebenfalls anteilig in die Berechnung ein.

Aufwendungen für Wartung und Weiterentwicklung der Applikation werden nicht berücksichtigt, sie sind Teil des Produkt-Portfolios. Bei der Planung unterscheiden wir Wartung, Kleinprojekte und Großprojekte. Durch eine transparente Vorgabe der Kosten für eine Beraterstunde und den Wartungsaufwand für die genutzten Applikationen können wir die Kostenanteile für Neuprojekte sowie den Erhalt und Ausbau vorhandener Applikationen steuern.

Positive Erfahrungen

Gemeinsam besprechen wir Fragen des Lifecycle von IT-Anwendungen und diskutieren nötige Veränderungen. Durch zeitnahe Dokumentation der Arbeitszeiten in den Entwicklungsabteilungen stellen wir den geplanten Projektaufwendungen die Ist-Aufwendungen gegenüber. Die Kosten der genutzten IT-Leistungen spielen wir monatlich in die betriebswirtschaftlichen Systeme der Anwender ein.

	Kurzporträt: Thomas Ochs Foto: cio.de

Parallel erfolgt monatlich als PDF-Datei ein detailliertes Reporting an die Verantwortlichen über die Menge genutzter IT-Produkte, die Beraterstunden pro Projekt im Vergleich zum Plan und die Internetnutzung. So gleichen wir geplante und realisierte IT-Nutzung zeitnah ab und prüfen den Nutzen der Projekte. Unsere Erfahrungen nach vier Jahren sind durchweg positiv. Unsere IT-Kosten sind transparenter geworden. Durch die Einführung der Leistungsobjekte (IT-Produkte) haben wir eine Diskussion über Kostensenkungsmöglichkeiten angeregt, durch IT-Leistungskategorien den Nutzen unserer IT-Infrastruktur deutlich gemacht. Wir konnten ohne Leistungseinbußen die Kosten reduzieren und die Effizienz steigern. Insgesamt haben wir das IV-Controlling zur Steuerung von komplexen Infrastrukturen wesentlich verbessert.