Alles auf einen Blick

Eine unangenehme Situation für die meisten Unternehmen: Eines Tages steht das Finanzamt, der Staatsanwalt oder ein Wirtschaftsprüfer vor der Tür und verlangt Auskunft über den Software- und Lizenzbestand. Unschön kann das selbst dann sein, wenn sich das Management sicher ist, sämtliche Software legal erworben zu haben. Denn: Wer weiß schon 100-prozentig genau, ob alle Mitarbeiter ebenso sorgfältig waren, zum Beispiel als sie selbst Mitgebrachtes oder Heruntergeladenes installiert haben?

Wer hier auf Nummer sicher gehen und zugleich dafür sorgen will, dass er nicht für mehr Lizenzen bezahlt als notwendig, sollte sich mit Microsofts Software Asset Management – kurz SAM – beschäftigen. Vergleichbar ist das schrittweise Verfahren mit einer Inventur, mit deren Hilfe sich die Kosten des IT-Einsatzes nachhaltig senken lassen.

Was ist zu viel, was fehlt?

Dabei entsteht mit Unterstützung von Microsoft Software Asset Management-Partnern eine Liste aller eingesetzten Programme. Was profan klingt, ist aber die Voraussetzung für eine effiziente Neudefinition der internen Abläufe. Denn nur wer ständig einen genauen Überblick hat, kann verhindern, dass Mitarbeiter illegale Software installieren. Das ist – abgesehen von der rechtlichen Seite – auch deshalb gefährlich, weil damit Viren ins Firmennetzwerk eingeschleust werden können.

Unternehmen sollten zudem sämtliche Lizenzunterlagen in einem detaillierten Bericht zusammenfassen. Der Vergleich dieser Unterlagen mit den installierten Programmen informiert die Verantwortlichen darüber, ob Programme an bestimmten Stellen vielleicht nicht benötigt werden, die gleichzeitig an anderer Stelle fehlen.