Atos: Die kommenden IT-Trends bis 2016

"Aufgabenmanagement 2.0" - Der einfachste Weg der Zusammenarbeit Die mit der Lösung von Aufgaben zusammenhängende Kommunikation wird weitgehend immer noch von der Email beherrscht, mit der allseits bekannten Folge der Emailflut und der sich daran knüpfenden Problematik, das Wichtige von Unwichtigem innerhalb kurzer Zeit zuverlässig zu ermitteln. In der alltäglichen Unternehmenspraxis gehören beide Begriffe immer noch zusammen, wie siamesische Zwillinge. Unüberhörbar sind aber Stimmen, die nicht nur diese Verbindung lösen, sondern sogar das allgemeine Ende der Email einläuten wollen. Einen großen Schritt in diese Richtung könnten die neuen 2.0 Technologien bewirken. Sie eröffnen uns eine Vielzahl neuer Möglichkeiten. Gemeinsame Lösungen von Aufgaben und Projekten sind problemlos möglich, wobei Grenzen und Entfernungen nicht mehr zählen. Die technologischen Möglichkeiten werden aber nur ansatzweise genutzt, wenn man als Leitmedium bei der Aufgabenbearbeitung weiterhin die Email sieht. Im Prinzip ändert sich nur das technologische Niveau, alle mit dem Aufgabenmanagement zusammenhängen Probleme( keine Koordination, fehlende Informationen, Reibungsverluste, Archivierung Wissensmanagement, ) werden nicht angegangen. Neue Technologien entfalten nur dann nachhaltige Wirkung, wenn sich auch die darauf aufsetzenden Methoden ändern. Ein Aufgabenmanagement auf Basis 2.0 Technologie kann nur ein System sein, dass idealtypisch alle Aufgaben eines Unternehmens erfaßt und diese nach definierten Regeln erledigt. Im Grunde genommen wird hier auf die Erfolgsformel des PDCA aus dem Qualitätsmanagement zurückgegriffen. Für das Aufgabenmanagement bildet sich so ein Standard heraus als größtem gemeinsamen Nenner, der die Möglichkeiten der 2.0 Technologien optimal auslotet. Kommunikation findet hier innerhalb des Systems statt, d.h. innerhalb der Aufgabenbearbeitung, gebunden an bestimmte Aufgabenschritte. Die allgemeine Email hat hier keinen Platz mehr, Kommunikation findet zielführend innerhalb des Systems statt. Dies stellt eine wirkliche Verbesserung gegenüber der ungeregelten Aufgabenbearbeitung dar. Der Aufgabenprozeß ist überschaubar, Kommunikation ist integrativ, Reibungsverluste werden weitgehend vermieden, alles ist wichtig. Aufgabenbearbeitung auf Basis 2.0 Technologie ohne Email macht nicht die Email obsolet, sondern befreit nur das Aufgabenmanagement von unnötigem Ballast. Für einige andere Bereiche bleibt die Email sicherlich das dominierende Medium.

Zero email geht das Problem von der falschen Seite an. In welches Tool (Mail, Messenger, Tiwtter,....) die Menschen überflüssiges Zeug tippen ändert doch am Problem nichts. Wichtig ist doch eine Sensibilisierung, wem muss ich was mitteilen und es ist ein Kulturwandel notwendig, solange jeder über alles informiert sein will braucht man sich auch nicht wundern, dass jede Nachricht in Kopie an X leute gesendet wird.