E-Mail-Management - Pflicht und Kür

	Barc-Analyst Martin Böhn: "Die Archivierung von E-Mails ist notwendig, um Speicherproblemen zu entgehen."

Die tägliche Flut ein- und ausgehender E-Mails ist in vielen Unternehmen zu einem enormen Problem geworden und ein Rückgang des E-Mail-Volumens ist bisher nicht in Sicht. Aufgrund der Masse an E-Mails verlieren die Anwender die Übersicht über Informationen und Aufgaben, die Performance-Probleme der E-Mail-Server nehmen bedrohliche Ausmaße an. Gleichzeitig ist der intelligente Umgang mit den enthaltenen Inhalten ein wichtiger Wettbewerbsfaktor, da E-Mails als Kommunikationsmedium einerseits und als Transportmedium für angehängte Dateien andererseits einen immer höheren Stellenwert einnehmen.

Ferner existiert eine große Anzahl von rechtlichen Bestimmungen, welche den Umgang mit E-Mails immer stärker beeinflussen. Software für E-Mail-Management erleichtert die Verwaltung der elektronischen Post deutlich. Es lassen sich zwei Arten von E-Mail-Management-Systemen unterscheiden: E-Mail-Archivsysteme steuern die Aufbewahrung von Nachrichten inklusive Dateianhängen, und E-Mail-Response-Management-Systeme unterstützen den Anwender bei der Beantwortung von E-Mails.

Archivierung und Verwaltung

Die Archivierung von E-Mails ist notwendig, um Speicherproblemen zu entgehen. Posteingangsfächer der E-Mail-Server geraten relativ schnell an ihre Grenzen, vor allem, wenn den E-Mails Dateianhänge beigefügt werden. Durch den Einsatz von E-Mail-Management-Systemen werden die Informationen in Archive übertragen und stehen dort für Recherchen zur Verfügung. Hierbei kann definiert werden, ob die gesamte E-Mail oder Teilbereiche (Body, Attachements) abgelegt werden, welche Kopfdaten für eine Indexierung und spätere Suche zur Verfügung stehen, eventuell ergänzt um Volltextinformationen, und ob die Dateien im Originalformat oder - zusätzlich - als Rendition (zum Beispiel PDF oder TIFF) abgelegt werden.

E-Mail-Management-Systeme unterscheiden sich zudem von reinen Archivierungssystemen insofern, dass diese zusätzliche Funktionen wie eine Integration in Fremdsysteme, für Customer Relationship Management (CRM), Enterprise Ressource Planning (ERP) oder Workflow unterstützen und somit dem Anwender erweiterte Möglichkeiten einräumen, E-Mails in unternehmensweite Prozesse einzubinden.