Die Experten aus Soest schwingen die Moral-Keule: Ein strukturierter Umgang mit Software-Lizenzen sei "letztlich auch ein Prozess für den verantwortungsvollen Umgang mit Unternehmenswerten", so die Beraterfirma Aagon Consulting. Wen das nicht überzeugt, der sei auf juristischen Konsequenzen einer Unterlizenzierung oder Mehrausgaben durch Überlizenzierung hingewiesen.

Aagon Consulting gibt für ein effizientes Lizenz-Management folgende zehn Ratschläge:

1. Einen verantwortlichen Lizenz-Manager bestimmen: Bevor irgendein Tool gekauft wird, sollte das Unternehmen einen verantwortlichen Lizenz-Manager benennen. Er muss die Prozesse im Unternehmen etablieren, überprüfen und in Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung gegebenenfalls anpassen. Diese Aufgabe erfordert in erster Linie kaufmännische und organisatorische Kompetenzen. Daher muss ein Lizenz-Manager nicht unbedingt aus der IT-Abteilung kommen. Ein Kollege aus dem Einkauf, der sich auf Vertragsmanagement spezialisiert hat, wäre auch ein guter Kandidat.

2. Software konsolidieren: Je geringer die Zahl Programme, desto einfacher das Management der jeweiligen Lizenzen. Wer beispielsweise schon einmal die Anzahl von unterschiedlichen PDF-Tools auf ein Mindestmaß begrenzt, erspart der Systemadministration und dem Support beträchtlich Arbeit. Es braucht auch kein Unternehmen fünf verschiedene Anwendungen zur Bildbearbeitung.

3. Software-Beschaffung zentralisieren: Software sollte im Unternehmen grundsätzlich durch eine zentrale Stelle beschafft werden. Dadurch vermeidet der CIO, dass sie über Umwege wie Spesenabrechnungen in das Unternehmen gelangt. Außerdem kann nur ein zentraler Software-Beschaffer prüfen, ob noch freie Lizenzen vorhanden sind oder ob alternative Software in Frage kommt. Das vereinfacht Verwaltung und Kontrolle der Lizenznachweise und Datenträger.